在公司、給客戶簡報,別學賈伯斯!
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我是1998年從研究所畢業,當時用PowerPoint簡報相對還是少的,大多數的老師與研究生還是用「塑膠投影片」放在「膠片投影機」上解說(當時就叫做投影機,接電腦的投影機我們都叫它「單槍」)。
我從小就對上台演說很有興趣,所以論文口試的時候,我就決定要導入新科技:筆電+單槍投影機+PowerPoint,設備都是跟系上借的,還記得社辦的小姐要我務必小心,因為單槍投影機好像要三四十萬之類的!後來我的論文口試拿到90分,小冒險成功,我超開心。
剛入職場我是工程師,簡報的機會不多,只記得有次老闆要我給同事上課,教大家如何使用專案軟體。我超級認真準備,當然那時候就開始使用PowerPoint與單槍投影機,獲得不錯的好評,有了肯定我對於簡報這件事情就更認真了。
轉換跑道,進入專案管理以及企業顧問的領域,簡報幾乎成了每個禮拜都要做的事情,我也開始更認真投入。我買了非常多書,也去觀摩各類簡報/演說大師的影片,後來在美國讀書與工作,也特別留意外國人的簡報。不過學得越多,我反而越是困惑了起來......
很多簡報書籍與課程,在觀念與心法部分給我很多啟發,但進入實作階段,我卻發現這些書籍使用的例子,跟我上班真正遇到的簡報情境,其實差異不小。
舉例而言,許多書籍都強調,圖要多,字要少,所以主流的簡報範例都是滿版圖片配上極少的文字。但是當我真正運用這樣的風格在顧問服務上,卻常被打槍:很多客戶並不想聽「感人的故事」而想要看「完整的資訊」,當PPT出現那種只有圖沒有文字的頁面,他們反倒顯得不耐煩,急著想看他們期望的數字、表格或是系統架構圖,他們的表情彷彿在說:「你的表演可以快點結束嗎?我想要看真正有用的資訊!」
某次我受邀參加一場募資簡報,台上創業團隊都是年輕人,他們的簡報幾乎千篇一律:開場都要講個感人的故事(而且阿嬤常是主角),中間穿插精美的圖表動畫,還有情境照片,最好還要鋪幾個幽默的梗,但投資人真正關注的「成本分析」、「期望獲利」、「市調分析」以及背後的數學模型假設,反倒都輕描淡寫地帶過......我身邊有位私募基金的老闆感慨地說:「唉,這些小朋友都中了賈伯斯的毒了,用B2C的表演來做B2B的簡報!」
他這麼一說我恍然大悟!簡報的確有分B2C跟B2B啊~ 目前的主流簡報(如Apple發表會、Ted演講)幾乎都是B2C,把聽眾當成終端消費者,用簡單、視覺、情緒的方式感染大家,強調視覺系、大字流、說故事的技巧,把簡報變成一場「多媒體秀」。
這對B2C情境是有效的,但老實講,多數上班族一年有幾次機會做這類的簡報呢?就算是賈伯斯在世,一年也頂多一次蘋果發表會呀~我相信他在蘋果內部做的簡報,絕不會是這樣的形式,我也不相信他在內部簡報中會說:One more thing!
絕大多數上班族真正遇到的簡報情境,是B2B簡報:進度報告、部門例會、行銷會議、品管檢討、預算制定、危機處理、投標簡報、評選廠商...等。B2B簡報的幾個特色是:
1. 有時效性
上班族沒空full-time做簡報,必須利用現有資訊與空檔,快速完成。(沒空對著鏡子多次演練,找適合字體...)
2. 資料完整
老闆或客戶不是來聽故事的,而是來掌握資訊的,所以資訊一定要完整。(大圖、大字流、小圖示會讓人覺得空洞)
3. 要有效率
大家都很忙,要在最短的時間內傳遞最清晰的資訊,所以結構很重要!(說明清楚比鋪梗、講故事更重要)
4. 傳遞方便
最好PPT直接列印出來,就能成為完整的書面資料,不需要另外製作!(上過班的一定知道這個好處)
想清楚後,我們發現市面上還真的很少這樣的課程與教材。而B2B的商務簡報,正好是我們的專長:我跟Joe多年擔任企業顧問,幾乎每周都有B2B簡報;擔綱課程的 Joy Huang 老師,是科技業的行銷PM,她原本就常指導工程師與各類專業人士進行公司內部的技術簡報。我們想要設計的課程,不強調甚麼視覺設計的流派,也不強調甚麼感動人心的話術,只希望用最快速、最清晰、有結構的方式,幫助上班族完成工作中大大小小的每一場簡報,不求表演,只求達標,所以我們把課程取名為:
#上班族的日常簡報術
如果你即將面臨一次人生中的重要演說,你的目的是讓人眼睛一亮,印象深刻,甚至燃起感動,那麼市面上有許多簡報與演說課程都會教你相關的技巧,這門課未必是你的首選。
但如果你是位專業的上班族,「簡報」只是你工作的一部分,你在意的不是視覺效果與感動,而是想用一套快速有效的方法,把專業的資訊有條理地傳遞給聽眾,進而讓對方理解你,配合你,產生改變,那這門課程就對了!
對上班族來說,簡報不是偶一為之的表演,而是最能展現專業的日常,就像Excel與專案管理技能一樣,這是我們對簡報的看法。
課程傳送門:http://bit.ly/2nokEza
#大人學新課上架
#310上班族的日常簡報術
#專注在B2B情境的簡報訓練
募資簡報ppt 在 張忘形 Facebook 的精選貼文
【什麼是好簡報?】
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常常會被問很多簡報問題。最常聽見的是
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-我這樣做好不好?
-我簡報資料量夠嗎?
-投影片這樣好看嗎?
-動畫這樣順暢嗎?
-我這邊埋這個梗好笑嗎?
-忘形流能用在學校報告嗎?
-PPT一定要放圖嗎?
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面對這些各式問題,我一開始都會說『看情況』。但我後來發現這三個字沒辦法解決的時候,我都會回問兩個問題。
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『你要簡報給誰聽?目的是什麼?』
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而第一點很好理解,誰是幫你打分數的人?
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因為我根本不是打分數的人,你問我沒有用。例如忘形流發在我的粉專,大概也有幾百幾千讚。但如果你是用在公司的會報,或是論文發表,而主管和教授平常跟我的簡報風格完全不一樣,我猜他可能看到會想打你。
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另外就像每次我當簡報評審老師,我其實超級不在意你穿什麼,因為我更想知道你要說什麼。但很多老師很在乎你是不是穿正式服裝。這也沒誰對誰錯,就是聽眾的選擇。
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第二點稍微有點困難,目的是什麼?
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有些人覺得簡報的目的就是『撐完這10分鐘』,那其實隨便做目的都可以達到。而有些人說的是我想要做一次精彩的簡報,我就會再往下問,什麼樣算精彩,你是要賣東西的,要建立關係的,傳遞資訊的,還是滿足個人成就感的?
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所以目的還分很多種,但我通常都說先以自身利益考量。例如我就是要簡報給主管跟老闆來確認工作進度,或是簡報給投資人募資,簡報給教授讓我過,簡報給學生新的知識等等。
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所以綜合第一和第二點,上過我課程的朋友都知道我最喜歡的一個心法叫做『聽眾為王』。你先確認自己的目標,接著思考聽眾的和你的共同目標,最後開一個門,邀請聽眾進來體驗,最後發現我們目標一致,達成共識。
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常舉的例子,以前我去教溝通課,我總是把很多方法告訴他們,像是同理心原則,PAC理論,人文關懷的概念,think法則等等。我覺得我講得很認真,但他們都是黑人問號,而我總是不懂我把滿滿乾貨都倒給他們,為何他們不接受?
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不要說他們不接受,你們看了都不知道我在講什麼。但我很晚才發現這件事。所以當他們根本不知道我在講什麼,我講的東西對他們來說根本就是天書。那感覺就是你丟給他一串豪宅鑰匙,卻沒告訴他豪宅在哪。
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所以現在講溝通課的時候,我不是先告訴大家溝通的原理原則,而是說了我跟我家女神吵架,我跟朋友意見不合,打電動的衝突,我老爸老媽的相處等等案例,
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而因為這些衝突都很常在聽眾的身邊發生,大家聽了之後很想知道該怎麼做,於是他們才會理解學溝通是為了能夠解決某些我們都很期望改善的問題,而不只是學習知識本身。於是我先帶他們進了豪宅,才亮出鑰匙。
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這時,他們理解我不是來『教』google查得到的資料,而是分享一些我親身經驗的傷痛換來的教訓,於是我們目標一致,一切順利。
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我特別喜歡大班和楊陽兩位老師所說的那句話:『專業,就是用對方聽得懂的話,去告訴他不懂的事情。』,同樣的道理,在簡報中,難的都不是知識,而是先理解你的聽眾,並轉化你的知識,讓這群聽眾相信你幫得上他們的忙。
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一切不在於你說了多少,而是他們聽懂多少,又留下了多少,又能告訴別人多少。我想好的簡報,是在了解聽眾後,針對聽眾設定架構,讓資訊的傳遞達成這三個目標:
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『聽得懂,記得住,能轉述』
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而這些都只是資訊的傳遞,如果你想讓資訊變成意義,讓聽眾更有共鳴,那就忘形流上課見吧~~~
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#忘形流微簡報
#聽眾為王
#在乎聽你說話的人
#儲值看更多
#上課學更多XD
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