【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中,「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧!因為不用面對面即時回應,我們有充足的時間,可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神,還有其他各類工具來幫助我們。
這門Joy老師的【商務Email的結構化寫作法】課程,非常強調 #即戰力,把所有壓箱寶一次交給大家,目標是讓大家隔天就能看出明顯的進步。
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好書推薦《#為時不晚》部落格文章末,抽書兩本
你從學校畢業、即將踏入職場的時候,曾經期許自己成為什麼樣的人?你想成為一個憤世嫉俗、道德妥協、人際疏離、脫節、驕傲、倦怠、空虛的人嗎?我相信,一定沒有人這麼期許過。但是在人生的道路上,這些我們最不想成為的樣貌,卻總是悄悄地爬到我們身上。我們該怎麼辦?
部落格文章 https://readingoutpost.com/didnt-see-it/
Podcast 用聽的 https://readingoutpost.soci.vip/
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#這本書在說什麼?
《為時不晚》的作者是加拿大牧師暨思想領袖凱瑞.紐霍夫(Carey Nieuwhof),他也主持「Leadership Podcast」訪談各界成功人士,持續分享活出更好人生的秘訣。他曾經是個執業律師,但是在三十歲那年內心受到召喚,轉行當起了全職牧師,引導人們邁向心中嚮往的人生。
在他經營教會和傳道的經驗當中,他發現人們總是會面對到七種「內在危機」,分別是憤世嫉俗、道德妥協、人際疏離、脫節、驕傲、倦怠、空虛。這些狀態就如同英文書名「Didn’t See It Coming」,我們根本「沒有預料到它們會發生」,但是每個人都一定會遭遇到這些經驗。
幸好,這些內在危機都是「有跡可循」的,也可以提早「防範於未然」。作者在這本書教我們透過「自我察覺」(Self-Awareness)的方式,去發現潛在的危機訊號,並且透過具體的行動指引,讓我們能夠提早修正、避免自己身陷這些危機當中無法自拔。
這本書在 Goodreads 書評網站獲得了 4.46 顆星的高分好評,書中沒有老掉牙的故事,多的是作者多年傳道授業的真人真事,以及他本人非常露骨的真心表白。以下分享三個對我最具啟發的內在危機的察覺方法和處理方式。
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1.#憤世嫉俗
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有時候我會納悶,為什麼社會上(尤其在網路上)充滿許多憤世嫉俗的人,這種情緒有時候也會悄悄地影響我們自己。作者認為,憤世嫉俗其實是一種「選擇」,它並非與生俱來,而是後天養成。生活不會讓人變得憤世嫉俗,是你讓自己變成了那樣。他用自己的切身經驗進一步說明。
在他仍是新手牧師的時候,在地方的小鎮認真經營教會,而且總是親力親為每天都拜訪教友。其中有一對教友夫婦,他們的生活並不寬裕,在財務和家庭關係上面充滿危機。因此作者特別撥心力照顧他們,幾乎對他們的各種需求有求必應。但隨著教會人數持續成長,這對夫婦的需求卻越來越像個無底洞。
在某一次的教會主日因為子女不守規矩地吵鬧,夫婦倆跟作者起了衝突,丈夫吼道:「這地方已經不適合我們,你不再關心我們了,我們要離開!」
作者滿頭疑惑地追問:「我當牧師以來從未花這麼多時間一對一關心一個家庭,整個教會也為了服務你們而一再犧牲。我到底哪裡做得不夠?」這個問題無濟於事,那對夫婦從此離開了教會。
一股憤世嫉俗的怨氣湧上作者的心頭,他感到浪費時間、不想再關懷別人、不要再為人付出了。這麼憤怒的原就是因為掏心掏肺卻幾乎沒有獲得回報,或者得到的回報與預期相反。事後他反省這件事情時說:「憤世嫉俗的形成,不是因為你有一顆封閉的心,而是因為你的心胸曾經敞開。」
這種痛苦的經驗,會讓我們面臨抉擇。我們很可能將過去的失敗經驗投射到未來的情境,我們也可能從此停止信任和盼望,結果會怎樣?如果我們任憑這種想法自由發展的話,最終我們會封閉自我,憤世嫉俗終將接管了我們。我們能有什麼解藥?
首先是再次「盼望」。我們必須體認到,各種創傷和背叛都是敞開心胸的人必然會遭遇的狀態,唯有擁抱相信的力量,對未來再度敞開心胸。不要讓過去的苦痛傷害了未來的璀璨。其次是運用「好奇心」,保留思考時間想像更多可能,多問「為什麼」和「為什麼不」,讓自己嘗試新做法,讓開放式的問題引領自己前進。在好奇心的面前,憤世嫉俗沒有立足之地。
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2.#道德妥協
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管理學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)曾經在《與成功有約》書中鼓勵每個人去想像自己的「喪禮」,在你人生的最後被蓋棺論定時,別人會怎麼評論你?作者說他擔任牧師二十多年來,從來沒有在哪個喪禮見過為人子女的展示自己父親的履歷。也從來沒有聽過子女站在棺木前討論著父母的身價淨值。跟你最親近的人,不會在你的人生歡送會上,朗誦你最近一季的業績數字。
作者用了一個很趣味的方法描述這個概念。當你過世之後,你認識的人在餐桌上聊到你時會說:「喔,凱瑞啊,他是一個______的人。你可以把莎莎醬遞給我嗎?」雖然聽起來很難接受,但是「人的一生,終究會被活著的人簡化成一個句子。」這個空格裡面填寫的,通常就是一個人「品格」的濃縮,一個正直或友善的人;一個虛偽或易怒的人。
在作者年輕時的律師生涯中,他見到許多同儕曾經面臨道德危機的訊號,包含在人前人後差距越來越大、掩蓋事實、無法說到做到、合理化自己的不良行為和決定、眼中只關注自己。如果不加以調整,就會漸漸走上道德妥協的不歸路。具體的方法是每天付出微小的努力刻意培養,例如承擔責任、言行一致、挪出時間保留給自我反省和成長。
我在讀這段的時候,也思考著作者為什麼選擇牧師當「志業」Calling)的這條路,因此我在自己的子彈筆記上面塗塗改改,最後寫下這段想法:「一個志業的召喚並不是遙不可及的夢想。它指的是把微小的信念好好地實踐出來。它就是每天履行正直、體面、誠信。偏離這些之外的任何事情,都只是偽裝之下的慾望罷了。」品格的養成不是一夕之間的壯舉,而是每天微不足道的累積。
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3.#身心俱疲
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「疲勞過度」(Burn-out)是現代人常見的內在危機之一,無論是受雇於人的上班族,或者是看似自由自在的自雇者,都很有可能面臨這個狀態。作者在他四十歲一場空前盛大的演講之後,體驗到了猶如自由落體般的倦怠感。他描述那是一種「沒有期待,沒有喜樂,雖然還活著,但實在不覺得自己完全活著」的感覺。
然而,我們該如何自我察覺到自己即將陷入倦怠?明顯的警訊有:熱情消退、不再感到情緒起伏、因為小事情抓狂、活力流失、憤世嫉俗、無法滿足、無法正確思考、生產力下降、再也不笑、睡眠也無法使你重振活力。如果我們面臨上述的狀況越多,就越接近疲勞過度的懸崖。作者提供了幾個方法幫我們調整自己的步調遠離倦怠。
首先是不要試著去否認倦怠,因為這麼做只會加速情況惡化。比較好的做法是「告訴別人」自己當下的感受,找個懂得聆聽的親友聊聊,善用人際關係的力量,因為當你不再相信自己的時候,你需要有人相信你。
其次是「調整步調」通常比「調整負重」更容易帶來緩解,因為步調是我們可以控制的。請一天假、關掉手機、取消會議,在狀態不好的時候讓自己退後一步、休息一下。放慢步調去回想這一切忙碌背後的意義,釐清思緒後再重新出發。
最後是「接受自己的破碎」,人生的境遇就如同潮水有高有低,我們總會遇到狀況差的時候。我們不需要時時刻刻堅持「完美」的姿態,而且要放下自以為可以處理完所有事情的「驕傲」。作者認為,要體認到一個人的力量終究有限,適時尋求親友、信仰和諮商,是修補身心疲勞的良方。勇於接受「破碎」的人才有機會意識到自己能力的盡頭,找到超越和改善的力量。
作者也引用神學家兼作家達拉斯.威拉德(Dallas Willard)談提升心靈健康的方法:「你必須痛下決心,除去生活中的匆忙。」面對疲勞的前兆,必須主動採取放慢步調和尋求人際協助的策略,不要著急,也不要拖延,容許它該多久、就多久。放慢腳步和調整步伐才能走得更久、更遠。
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#後記:危機就是轉機
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《為時不晚》的作者雖然是一位牧師,但是上帝和聖經的文字內容不至於喧賓奪主,反而在一些重要的章節扮演了畫龍點睛的效果。透過這本書可以提醒我們自己,憤世嫉俗、道德妥協、身心耗竭、無足輕重,這些都不該是我們人生的結局,而是可以預見的必經狀態,而且我們有能力提前做出準備。
在書中,作者一再提醒了「自我察覺」的重要性,要先能察覺這些內在危機的跡象,才有機會防範於未然。如果你本身不是基督徒沒有禱告的習慣,我很推薦參考另外兩本書《搜尋你內心的關鍵字》或《靜下來工作》來培養「正念」的習慣,正念能夠幫你關閉漫不經心的自動導航模式,透過有意識的自我覺察、感知情緒,對世界做出正確且善意的回應。
最後,我想引用擅長教人克服恐懼的專家克莉絲汀.烏梅爾(Kristen Ulmer)的這段話:「別浪費任何一個危機。那是宇宙在考驗你學習一件新的事物,讓自己的潛能更上一層樓。」當你遇到任何一種內在危機的警訊,不要害怕它的到來,要知道,那或許是成就美好人生的重要轉機。
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台灣一直靠大陸在養
1
大陸海關宣布暫停台灣釋迦跟蓮霧進口。
問題還是老問題,就是,你怎麼老是出現害蟲。
大陸忍也忍夠久了。
於今就沒有理由再忍,就放開手公事公辦了。
鳳梨釋迦蓮霧,難道不正演示了,台灣其實一直靠大陸的善意在活?
2
消息一出,台灣立刻炸了鍋。
一票人火速開始表演。
我想,民進黨的回應,當然就是套路。
第一招是甩鍋大陸,說這是”中國”惡意打壓。
第二招是激發悲情,要台灣人一致對抗大陸。
第三招是告洋狀。
第四招是拿百姓血汗錢,為失去的大陸市場買單。
民進黨可以套路,但是最終,水果的下場,也可能預告了台灣的下場。
3
果然,民進黨立刻高聲”譴責”,說台灣農產品享譽國際。
”中國片面以不符國際規範的做法打壓”,還要"中國”不要傷害兩岸貿易跟人民情感。
其實,光是稱大陸為"中國”,或是像綠委陳亭妃說大陸是"敵國”,又或是蔡英文稱為的"鄰國",就足以傷盡兩岸感情了。
喔不,民進黨心理,哪還有兩岸?
只有兩國。
鄰國跟敵國。
蔡英文唱的調,跟民進黨差不多。也都舉出2月鳳梨被停的例子,甚至是澳洲紅酒。
然後,罵”中國真的有心遵守國際貿易規範嗎 ? “
表演得好像她不知道,兩岸經貿關係,是大陸一直片面優惠台灣的關係。
是臺灣對大陸趕禁殺絕的關係。
要去WTO提告。
最好趕快去。
告了,也許我們才能盤點大陸對台灣,到底有多優惠。
可能兩岸將來的貿易關係,才可能平等一點。
4
陸委會接令,表達不滿,說這”傷害兩岸關係!"
可是,傷害什麼兩岸關係?
兩岸關係,不都給台獨傷害完了?
現在還有兩岸關係剩下嗎?
所以,大陸必須一直不計一切的買台灣的問題水果囉 ?
片面的給種種鉅額優惠,包括綠色通道,快速通關,提供特價甚至是免費的冷鏈與倉庫囉 ?
給了種種好處,還要被罵是統戰,還要對台灣感激涕零囉 ?
最後得到的'兩岸"關係,卻是一個台灣否認是中國領土,站隊美國,叫罵大陸,每天想台獨的關係。
5
農委會說要擴大”中國”以外的市場,"星馬港澳日本,,。
大家都笑了。
明明,越南跟日本,就一直不准台灣釋迦蓮霧進口。
蓮霧原產地,本來就是馬來半島。
新加坡貨架上的馬來產黑珍珠蓮霧,價格大概是台灣進口的一半。
你要怎麼賣?
釋迦跟蓮霧都是很難保存的水果。
空運費,一公斤350元起跳。
看著辦吧!
6
世界各國對農產品進口,都是看得緊緊的。
誰會對台灣,像大陸對台這樣優厚縱容 ?
民進黨根本是裝傻。
紐西蘭發現台灣水果有蟲,突然停止台灣進。
直到停了8個月以後,陳吉仲還是很溫柔的說,我們尊重紐西蘭。
大陸一直是台灣水果最大市場,是因為大陸又近。
政策大力扶持台灣水鬼。
而且,台灣兩個字,在過去,對大陸消費者來說,是一種特別的家國情懷。
這些,台灣作到現在,還能有什麼情懷?
7
綠委鍾佳濱終於承認: 台灣賣到大陸的水果是次貨,好的都拿去日本歐盟賣了。
因為台灣被大陸慣壞了。
日本歐盟美國甚至越南,嚴格挑剔台灣水果,反而贏得台獨尊敬。
大陸對台灣處處忍讓,事事高高舉起輕輕放下,優待台灣,台灣不但不心懷感激,反而輕蔑。
拿出次貨出口到大陸。
這樣的操作,只能讓人心寒。
8
水果,不會只是水果。
是農產,是經貿。
是因為一種情懷,大陸才給了台灣種種特權。
世上除了大陸對台灣的莫名特惠以外,國際間一切買賣,都只是血淋淋的金錢交易。
美英跟澳洲密謀,要賣核動力潛艇給澳洲。
澳洲立刻撕毀跟法國660億美元的傳統動力潛艇合約。
法國立刻明白,翻臉,召回大使,表態澳洲跟歐盟的貿易談判,可以不用談了。
9
大陸一直在追求讓台灣人有感的政策。
其實,在台獨法西斯洗腦下,再多的惠台政策,台灣回報大陸的,竟然是給你次貨與反中,與無休止的滿滿惡意。
那麼大陸也將會明白,也許,蠟燭是不點不亮了。
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7:45【新聞討論】二國際團體致函蔡英文 要幫買嬌生或輝瑞?
10:49【張老師看法】疫苗供不應求特權插隊!誰能夠把疫苗弄進來誰就是兄弟!
35:23【張老師看法】美軍售與莫德納疫苗之間的連結!
44:09【張老師說明】疫苗不是結束瘟疫最後的方法?
54:07【討論】中、美疫苗外交已經升格成外交戰了嗎?
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41:34【圖表討論】我國COVID-19疫苗療效評估標準
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1:20:28【雷倩委員看法】若科學園區內無法穩定疫情,美國未採取行動嗎?
1:25:34【討論】以前的政治風氣和現在執政者風氣的差別
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