#排隊投票時剛好發文
#時間利用的真實場景
【高效時間管理 - 時間分秒不一樣】
一個尋常上班日的午後,我終於結束了三場會議,倒了杯黑咖啡醒醒腦,坐回我的位置上喘口氣,準備下一場戰役。
「好了,我要閉關了喔!」我向身旁的同事宣告,並拿起耳機作勢要戴上。
「等我!我有付款單要簽!」同事派派見狀立刻拿出該簽核的表單、該確認的文案,讓我一次處理完畢。
將這些瑣碎的事情處理完畢,我便把耳機當耳塞用的戴上,開啟蕃茄鐘的應用程式,打算用吃掉三顆蕃茄的時間,將下週要拍攝的宣傳影片腳本撰寫完畢。途中電話不接、訊息不回應,也不接受突然來的桌邊打擾。當然,如果老闆這時找我,事情肯定比影片腳本重要的多。
時間抓的剛剛好,一顆番茄二十五分鐘,加上中場休息時間,三顆番茄啃完不超過兩小時。腳本即時完成,再花個五分鐘把文字順過兩次,立刻寄給攝影兼設計團隊,進行分鏡圖的製作。
派派見我拿下耳機,這才蹭過來確認我等會要用的圖檔,她忍不住開口:「Eva~我之前就是看你用這蕃茄鐘,也去下載了一個,但對我沒用耶。我時間管理還是超沒效率的,妳要不要替我們訓練一下?」
「咦?誰跟妳說用了蕃茄鐘就會有效率的?把時間分段管理是要靠技巧的,技巧沒做到位,再多時間管理的工具都沒用。」正好手邊事情處理告一段落,我大方分享時間管理訣竅。
每個人一天都只有24小時,雖說總量一定,但每個片段時間的「質」、「量」卻不一樣。我習慣把不同性質的可用時間分門別類,各自拿來做適用的事情。
①大片段高品質的時間,拿來做燒腦的事
就好比這一天的午後,約莫有兩小時的完整空擋,精神狀態不錯,很適合進行高專注度、高創意性的工作,例如撰寫提案、製作簡報、研究數據等燒腦的事情。這類的事務需要長時間的醞釀、連續性的思考,很難把事情拆成細項處理,必須分配同時具備「大片段」、「高品質」這兩種性質的時間給它們。
如果硬要在「零碎片段」或是「容易分心」的時間裡處理這類事情,很容易事倍功半、成效極差之外,也容易影響情緒。
例如,下班後到小孩睡前,時間會被切的很碎,吃晚餐、收碗盤、幫小孩洗澡、打理家務,可用時間的片段最長頂多十五分鐘,如果這時候拿來處理需要長時間專注的事務,很容易因為小孩的要求與吵鬧失去耐心,不只事情處理不好,連難得跟小孩相聚的時間也變得很沒質感。
而在小孩睡著、忙完家務之後,比較容易有大片段時間,但若因為忙了一整天,此時的時間屬於「低品質」的疲累狀態,我就會拿來運動、看書,或是陪老公看影集,不免強自己動腦。
②小片段可自由運用的時間,拿來解決輕鬆的待辦事項
匯款、回信回訊息、打電話,這種需要高度注意力、不能同時做別的事情,但卻可以在短時間解決的,我就會在忙碌的空檔中完成。而且,這種可以拿來填空的事項,我一定會把他們紀錄在隨手可得的筆記上,例如Evernote,只要空檔一出現,我馬上查看可以先解決哪一個待辦事項,除之而後快。
小片段不可自由運用的時間,拿來思考或娛樂
例如,通勤時間。我是開車上下班,通勤時眼睛與手腳都不得閒怎麼辦?我通常會邊開車邊簡單安排當天待辦事項的順序,規劃完後,上班路上思考設計提案,下班路上思考專欄文章架構、粉絲頁需錄製的影音內容。通勤時間,沒特別需要思考的事情時,我會聽有聲書、轉成mp3的TedTalk演講、外文學習的CD等,替自己充電,提升思考靈活度。
我也會利用哄小孩睡覺的時間來思考。我相信有小孩的媽媽都懂,陪睡極度的耗時又沒效益,小孩不睡就是不睡,但你只能躺在旁邊陪著,甚麼事都不能做。當然嚴禁滑手機,否則小娃兒看到手機會開心到睡不著。這時候我就會邊陪睡邊規劃行事曆、思考PPT內容、默背記者會的講稿等等。
思考與計畫總比想像中更耗時,只要好好利用這種性質的時間,會意外提升不少時間管理的效率。
.
.
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「聽起來很麻煩耶,誰會這麼認真的利用時間啊?」派派聽著聽著忍不住皺起眉頭。
「時間太少,事情又太多的人啊。」就是我。
媽媽的時間被小孩拆的細細碎碎的,而想做的事情太多,就會特別留意時間的特質,以及想辦法增進時間利用的心法與技法。
青春正盛的派派,還沒辦法體會我視時間重於金錢的心態,但如果她在聽我說教後,學會了一招半式,就可以在有限的時間內做更多的事情,而且把事情做得更好啦!
#排隊投票約莫1個半小時拿來發時間管理文章剛剛好
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一個尋常上班日的午後,我終於結束了三場會議,倒了杯黑咖啡醒醒腦,坐回我的位置上喘口氣,準備下一場戰役。
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時間抓的剛剛好,一顆番茄二十五分鐘,加上中場休息時間,三顆番茄啃完不超過兩小時。腳本即時完成,再花個五分鐘把文字順過兩次,立刻寄給攝影兼設計團隊,進行分鏡圖的製作。
派派見我拿下耳機,這才蹭過來確認我等會要用的圖檔,她忍不住開口:「Eva~我之前就是看你用這蕃茄鐘,也去下載了一個,但對我沒用耶。我時間管理還是超沒效率的,妳要不要替我們訓練一下?」
「咦?誰跟妳說用了蕃茄鐘就會有效率的?把時間分段管理是要靠技巧的,技巧沒做到位,再多時間管理的工具都沒用。」正好手邊事情處理告一段落,我大方分享時間管理訣竅。
每個人一天都只有24小時,雖說總量一定,但每個片段時間的「質」、「量」卻不一樣。我習慣把不同性質的可用時間分門別類,各自拿來做適用的事情。
①大片段高品質的時間,拿來做燒腦的事
就好比這一天的午後,約莫有兩小時的完整空擋,精神狀態不錯,很適合進行高專注度、高創意性的工作,例如撰寫提案、製作簡報、研究數據等燒腦的事情。這類的事務需要長時間的醞釀、連續性的思考,很難把事情拆成細項處理,必須分配同時具備「大片段」、「高品質」這兩種性質的時間給它們。
如果硬要在「零碎片段」或是「容易分心」的時間裡處理這類事情,很容易事倍功半、成效極差之外,也容易影響情緒。
例如,下班後到小孩睡前,時間會被切的很碎,吃晚餐、收碗盤、幫小孩洗澡、打理家務,可用時間的片段最長頂多十五分鐘,如果這時候拿來處理需要長時間專注的事務,很容易因為小孩的要求與吵鬧失去耐心,不只事情處理不好,連難得跟小孩相聚的時間也變得很沒質感。
而在小孩睡著、忙完家務之後,比較容易有大片段時間,但若因為忙了一整天,此時的時間屬於「低品質」的疲累狀態,我就會拿來運動、看書,或是陪老公看影集,不免強自己動腦。
②小片段可自由運用的時間,拿來解決輕鬆的待辦事項
匯款、回信回訊息、打電話,這種需要高度注意力、不能同時做別的事情,但卻可以在短時間解決的,我就會在忙碌的空檔中完成。而且,這種可以拿來填空的事項,我一定會把他們紀錄在隨手可得的筆記上,例如Evernote,只要空檔一出現,我馬上查看可以先解決哪一個待辦事項,除之而後快。
小片段不可自由運用的時間,拿來思考或娛樂
例如,通勤時間。我是開車上下班,通勤時眼睛與手腳都不得閒怎麼辦?我通常會邊開車邊簡單安排當天待辦事項的順序,規劃完後,上班路上思考設計提案,下班路上思考專欄文章架構、粉絲頁需錄製的影音內容。通勤時間,沒特別需要思考的事情時,我會聽有聲書、轉成mp3的TedTalk演講、外文學習的CD等,替自己充電,提升思考靈活度。
我也會利用哄小孩睡覺的時間來思考。我相信有小孩的媽媽都懂,陪睡極度的耗時又沒效益,小孩不睡就是不睡,但你只能躺在旁邊陪著,甚麼事都不能做。當然嚴禁滑手機,否則小娃兒看到手機會開心到睡不著。這時候我就會邊陪睡邊規劃行事曆、思考PPT內容、默背記者會的講稿等等。
思考與計畫總比想像中更耗時,只要好好利用這種性質的時間,會意外提升不少時間管理的效率。
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「聽起來很麻煩耶,誰會這麼認真的利用時間啊?」派派聽著聽著忍不住皺起眉頭。
「時間太少,事情又太多的人啊。」就是我。
媽媽的時間被小孩拆的細細碎碎的,而想做的事情太多,就會特別留意時間的特質,以及想辦法增進時間利用的心法與技法。
青春正盛的派派,還沒辦法體會我視時間重於金錢的心態,但如果她在聽我說教後,學會了一招半式,就可以在有限的時間內做更多的事情,而且把事情做得更好啦!
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