❙ ❚整理個案分享: 埋藏在辦公室15年的歷史資料與物品大整理❚ ❙
#辦公室整理 #文件整理
❚整理區域:辦公室 個人辦公間
❚委託人需求:
． 明確分類分區 讓東西更容易取拿找尋
． 東西已經影響活動希望可以協助斷捨離
． 不知道怎麼收納各類物品 需要專業整理建議
❚委託人已使用十多年的辦公室
因為工作忙碌一直沒空花太多時間整理
堆積的物品大多是書本文件之類的紙品資料
其中大量私人與公司用的文件與物品交雜一起 📒📄🖋
不花時間一張一份的細細分類很難判斷哪些區塊的東西可以斷然捨棄
委託人除了慣用的幾個位置
大多區域已經多年沒有碰觸
看著堆積的物品開始從櫃體內蔓延到日常活動的地面
與多處隨時可能會不小心崩塌的區塊📦
這樣的狀況已經造成委託人許多的不便
但大量的東西埋藏了許多工作與私人的重要資料不能說丟就丟
還需一份份的確認檢視才能處理 🔍
委託人之前也好幾度自己整理
但總是在整理不到2個小時就開始覺得疲憊與精神渙散
所以最後決定請馨到現場幫忙🙋♀️
❚現場評估 馨發現主要有以下5個狀況
⚠️❙物品過量❙目前物品已超過該空間收納物可負擔數量
⚠️❙現場硬體收納櫃太深較不適合委託人需要收納的物品❙
主要收納為深櫃 不適合最多數量的小型紙類物收納
⚠️❙沒有妥善的物品分類 ❙ 使用沒有依照物品品項
與留存用途去作分類管理 所有東西都混雜一堆📦⁉️
⚠️ ❙不恰當的收納方式 ❙
大量的A4資料夾沒有標明內容物 🗂
裡面放置許多已完成或未處理完的的文件
短期要處理的紙類收在資料本里很難拿取也容易被遺忘
幾乎所有東西都是用堆疊的方式擺放造成東西取出困難
造成深處和被遮擋的物品被閒置
⚠️❙沒有規劃明確的物品定位❙
除了深櫃的二個層架中擺放近期工作處理的東西大概知道外
其他各區域有甚麼東西印象都很模糊 💬
馨的整理協助 (詳細解說請參考照片)
❚第一步 🔸️下架/集中(清潔)🔸️
全面下架與收納空間的盤點
❚第二步 🔸️分類/減量🔸️
(這部分委託人要求分類要作到很細
所以我們花了很多的時間在分類整理)
物品的篩選和分類與委託人確認大方向後
依照時間:已完成/代辦中/已使用/未使用/
紙品類別:名片/dm/卡片/明信片
物品功能用途: 私人/工作…. 等分項讓委託人篩選去留
❚第三步 🔸️評估/規劃🔶️
評估該空間可以如何調整來提升使用頻率與收納便利性
規劃各類物品最適合的收納方式與提供收納技巧建議
委託人希望私人書籍與資料跟公司物品作完整區隔
所以馨在本案還有協助家具的採購
在原先辦公桌前堆積雜物的區域添購二組活動書櫃
❚第四步 🔸️定位/上架🔸️
依照委託人使用習慣與頻率作物品定位擺放與上架
主要活動拿取的位置還是以深櫃為主
❚第五步 🔸️最後溝通🔸️
建議委託人使用習慣樣成 1.順手歸位2.定期淘汰3.暫留/代辦區的規劃
✔暫留/代辦區的規劃-->
原本堆積物品的桌面 有時會有忘了簽核與未完成的文件被遺忘其中
馨建議原本堆放的物品清空 規劃為暫留/代辦區
這樣就可以清楚知道要簽核與未完成的資料有哪些
讓日後的作業更順暢
🙋♀️這是馨第一次接觸非居家整理的委託案件
整理起來的難度不比住家整理容易
現場看似堆疊整齊的書本文件與小型印刷品
分類起來數量驚人🤯🤪
多次的整理過程經手確認的物品超過數千項
非常需要高度的專注與清晰的思緒去處理🧐
😑委託人表示雖然過程中的淘汰取捨有些辛苦
但每次看到一小堆一小堆的不明物件被消除
之後被明確歸類分區在辦公空間裡
這樣井井有條的規劃讓他覺得很舒服暢快😁
比起以往找東西與收納的時候 更有頭緒也順手方便很多
讓工作上的效率提升不少
而且還在整理過程成發現大量可以使用的辦公工具文具
也減少了日後一再購買的支出💲
看到委託人滿意的表情與事後正面的回饋
是讓馨感到最高興的時刻
希望未來的日子中委託人能保持好習慣
讓這樣清爽條理的辦公空間可以好好維持下去🤗
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