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※ [本文轉錄自 Tech_Job 看板 #1BzhdfnS ]
作者: DennisY (Dennis) 看板: Tech_Job
標題: [情報] 英文Email 把握KISS原則
時間: Sat May 22 00:50:46 2010
寫英文 E-mail 的實用小秘訣
文章來源：
https://tw.myblog.yahoo.com/dr-free/article?mid=1073&prev=1100&l=f&fid=8
【 寫英文 E-mail 的實用小秘訣 】
「書信」是日常生活中使用相當廣泛的一種工具，可以用來溝通情意、表達意見和傳
遞訊息。一般而言，書信的運用除了傳統的書面信件之外，在科技發達的今天，還可以利
用電子郵件達成快速溝通的目的。現今，在國際化的地球村中，寫商業的英文 E-mail 已
成為工作中不可或缺的條件之一。然而，許多人卻因為寫不出清楚明確的 E-mail ，而在
職場生涯發展上受挫，更失去競爭力。
1、牢記 KISS ( Keep It Short and Simple ) 原則
K-I-S-S 為 Keep It Short and Simple 的縮寫，意即「儘量簡短」。現今的生活步
調非常快，也意味著大部分的人在工作上都很忙碌，沒有時間讀取冗長、凌亂無章又無法
表達寄件者重點的 E-mail 。因此，正確地傳達意思是很重要的，若是想傳達給收件者很
多資料，那麼最好把這些資料放在附件裡。
所以，如果沒有必要，不要用複雜的正式語句，在 KISS 之部份，其原則為使用較簡
單的表達方式，如：Thank you for ... 、Currently、Because、From now on、If、
Please 等。
2.、擬定簡單明白之「Subject Heading」(主旨欄)
當我們要快速瀏覽新收到的 E-mail 時，會先看主旨欄，所以要確定主旨欄能清楚地
概述 E-mail 的意圖。清楚、引人入勝的主旨(Subject Line)，能簡潔扼要，方便收信人
明白事件、時間、地點。
3、謹慎使用大寫字母
在 E-mail 中，不要全都用大寫字母，這樣會讓人看起來像是在大聲喊叫。只有在想
要強調的重點時，才使用大寫字母；若是強調的部分太多，那就等於沒有重點。
4、仔細檢查
在送出 E-mail 前，花時間仔細檢查是否有錯別字，或是任何錯誤，這是很重要的，
否則會讓人看起來很不專業。謹慎地用字遣詞，並強化自身的字彙能力，豐富(rich)、多
元(versatile)的英文用字是寫英文信的原料(raw material)， 傑出的用語能造就卓越的
影響力(The greater your vocabulary the more effective your writing)。
英文 E-mail 之五大架構：招呼語 ( Salutation、Opening greeting )、聯絡起源
(Previous contact )、主體內容 ( Body of email )、主體結語 ( Closing phrase )
、結尾敬語 ( Complimentary Close、Closing greeting )。
招呼語：開場的招呼語，是視正式程度而定，在現實上會有許多的變化，常用的標準
的招呼語有：Dear Sirs (如果不知道誰為收信者)、Dear Sir or Madam 等。
聯絡起源：如果先前有與這位收信者連絡過，可以提及先前與對方「聯絡過的事項」
，如：Thank you for your email of March 22nd.、Further to our last email, ...
、 Further to our previous discussion, …、 In answer to your question about
…、Regarding your suggestion about …等。
主體內容： E-mail 的主體，要涵蓋我們寫這封信的主要內容，視我們寫這封信的原
因而定。參考題材就像是：make or confirm arrangement、Giving information、
Asking for information、Requests、Asking for clarification、Giving
clarification 等。
主體結語：先加進一句結尾短句，來做為主體內容的結束，再來才可以寫末尾的結尾
敬語，例如：Thank you for your help.、Thank you in advance for your help in
this matter.、 Please feel free to contact me if you have any questions. My
direct line is …、Do not hesitate to contact us again if you require any
further information.、I hope this clarifies the situation.、Let me know if
you need to change the arrangements. 等。
結尾敬語：根據這封 E-mail 的開場招呼語，適當地選用結尾敬語作結束 ；「結尾
敬語」區分為二種：
1. 「正式」：
Respectfully yours,、Very truly yours,、Yours truly,、Yours very truly,、Very
cordially yours,、Very sincerely yours,、Yours faithfully,
2. 「一般」：
Sincerely,、Sincerely yours,、Yours sincerely,、Best regards,、Best wishes,、
Cordially,、Cordially yours,、Regards,、Love,、Kindest/Warmest regards,
相對於紙本之簽名欄(Signature Block)在結尾敬語之後，寫信人必須在打字的英文
姓名(若為公文往來，則加註職銜與公司名稱)上方親筆簽名；E-mail 則可以用簽名檔之
圖像來代替。紙本之附件(Enclosure Notation)用則是於信中附有其它文件時，可縮寫為
Enc. 來註明，若要表示附件的數量也可以這樣寫 1 Enc. 或 Enc.(1)。E-mail 則是以
附加檔案(Attachment)之功能來取代，不過為避免電腦病毒之傳播，收件者須謹慎過濾信
件及其夾帶之附加檔案。
而其他像是 P.S.或是 PS.(Postscript)之類的附註補述語，則不宜使用於公文書信
。
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