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主管 如何 帶人 在 商業周刊(商周.com) Facebook 的最讚貼文
「向上管理」是職場生存學中重要的一門學問,這並不是拍馬屁的逢迎諂媚,而是能夠思考如何與主管培養默契,讓主管需要你的協助來達成組織目標。首先,你要知道,在老闆的視角,員工可分為4種類型,而「這一類」的員工是最容易被企業淘汰的...⬇️⬇️⬇️
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主管 如何 帶人 在 Facebook 的最讚貼文
《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
部落格文章 https://readingoutpost.com/how-to-host-meeting/
Podcast 用聽的 https://readingoutpost.soci.vip/
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
主管 如何 帶人 在 ezManager Youtube 的最佳貼文
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管理職責任的關鍵要務之一,就是反饋,給反饋建議是一門溝通的學問,
四種激勵人改變的有效feedback方式:
1. 在開始時設定明確的期望
2. 盡可能頻繁地提供針對特定任務的反饋
3. 周到而有規律地分享行為反饋(==本集談)
4. 收集 360 度反饋以獲得最大的客觀性
作者表示 特定任務的”行為反饋”很有用,當您提供行為反饋時,您是在陳述 您對那個人的看法,因此您的說的話 用字遣詞, 需要經過深思熟慮,
並以具體的例子來解釋,為什麼你覺得那樣。
★ 本集分點章節:
(00:00:24) 活動公告&感謝聽友Felix
(00:03:05) 本集讀書會開始
(00:09:25) 一分鐘商用英文 One min Business English (feat. Zach) Individual contributor
(00:11:43) 行為反饋面談_掌握這七大關鍵
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例句: “Jim was a key contributor to the company presentation. He was responsible
for the majority of the content that was presented today.”
★ 本集提到過往單集
Ep30. 四種激勵人改變的方法
Ep12. 04:00 打造健康的互評會議
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a.上市櫃公司副發言人,從馬斯洛需求五層級看職場倦怠 ,
生理需求 (Physiological needs) 、
安全需求 (Safety needs) 、
社交需求 (Love and belonging) 、
尊重 (Esteem)
自我實現 (Self-actualization)
b.得不到認可? 還是已到了天花板?
硬實力 :專業能力提升
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c.唐老師: 用3C提升信任感
專業力Compatible
品格力Character
忠誠力Commitment
d.上市櫃公司副發言人唐老師,給專業面職業倦怠者的五大建議:
栽培第二專長
主動要求主管增加我的工作 (=變相求升遷)
爭取內轉
主動爭取升遷
轉職換工作
★ 本集提到的過往重點:,
Ep03.(00:17:00) 馬斯洛需求法則
Ep29. 本集是延伸EP29的進階版!
★ 本集分點章節:
(00:00:24) 本集導覽
(00:00:52) 在APPLE podcast分類消失問題
(00:01:44) Ep29前情提要, 專業面職業倦怠的可能原因
(00:04:00) 上市櫃公司副發言人,從馬斯洛需求法則看職場倦怠
(00:07:33) 聽友QA: 沒成就感造成職業倦怠?
(00:12:25) 上市櫃公司副發言人進階版實務面的五大建議
(00:16:00) 主管/企業如何在行政面上幫助職業倦怠的同仁
(00:19:57) 面對客戶:勤與誠
(00:21:12) 本集結論
★ 本集補充資料
勞動部_簡易工作壓力量表檢測系統說明 https://meeting.ilosh.gov.tw/overwork/pTest/pTest.aspx
全美排名第一的醫療機構「梅約診所」(MayoClinic),網站上介紹有關工作耗竭的徵兆,提醒民眾自我檢視
https://www.managertoday.com.tw/books/view/62471 (by.經理人)
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職場是從五年級到九年級的集合處,五代同堂之間每個世代個性不同,
報導指出年輕人討厭主管委婉說話拐彎不說清楚,但是直接說又馬上玻璃心碎一地,不能委婉又無法直接,到底該如何給反饋建議?
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在Julie還是新手主管的時候,她認為feedback是“suggestions for improvement.”改進建議-也就是去發現問題 並提出一些可能的解決方案。
但結果證明,這是一個相當狹隘的定義, 但隨著管理職涯的經驗與成熟,她發現很多事情可以激勵人採取積極的行動。 而且 讚美往往比批評更有動力。
身為主管的您,應該始終牢記的問題是:我給反饋是否會導致我所希望的改變?
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所以身為主管/老闆 可以先想想:
1. 告訴你的同仁,對比 表現平庸或糟糕的工作,一份出色的工作看起來是怎樣的?
2. 你有什麼建議可以幫助你的下屬能正確地開始
3. 事先告訴同仁他可能須避免的常見錯誤
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(00:00:55) 現在就幫自己加分,ezManager五種超值方案開通囉
(00:01:40) 本集讀書會開始:什麼才是最佳的有效feedback反饋giving effective feedback.
(00:06:53) 一分鐘商用英文 One min Business English (feat. Zach) Individual contributor
(00:09:11) 四種激勵人改變的有效feedback方式
(00:13:16) 受到反對聲音? 總結與回顧
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Individual contributor個人貢獻者
An individual contributor is someone who does not have to be managed closely by a manager and performs tasks individually for a company. They do not work with management responsibilities. If the job is very team-oriented, employees would more likely be called “team members” instead of individual contributors.
Zach例句: The "XYZ developer company" only has individual contributors who do not have direct reports or managers.
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