新增:謝謝讀者們的留言鼓勵和熱情分享自己的經驗~ 本文目的是分享個人面試經驗,給大家之後在自己的面試準備上能有所參考如何應對類似情況或是考量不同類型的職場文化,不希望臆測特定公司。另外面試過程完全是公平公正的,對方公司透過模擬日常職場測試,審慎評估過後認為雙方不適合。僅希望這樣的分享能幫助到大家,我也還有很多地方待提升,未來也一起加油吧!
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我前陣子被朋友內推,去面試了某間全球雲端龍頭廠商的業務類型缺,就說是OO公司好了。其中的面試環節為:
對方會先給一個Case Study,內容是某 XX 公司對雲端服務有興趣想要了解一下。看完該 Case Study之後會跟由面試官(都是 OO 公司的業務人員)假扮的 XX 公司 CTO 先約一通 15 分鐘的電話蒐集一下需求。
接著會給一週的時間完成一份PPT,再約個 1 小時的時間來做Presentation,模擬銷售雲端產品給 XX 公司,其中 CTO 會來參加(也是業務人員的面試官假扮的)。
以下是針對面試過程中企業文化不合的一些心得,也是我人生中面過最出乎意料的一次面試,想作為趣談跟讀者們分享。
花了蠻多時間準備好 PPT 之後,我剛開始講話就被對方不斷地打斷,最後一頁 PPT 都沒用到,全程一小時變成100%的Q&A。
同時這些問題當中,每一項問題都有標準答案,彷彿只是再考該雲端公司產品或服務知識的問答集。
舉例來說:OO產品彈性擴容的機制、帳號要怎麼開?我們怎麼從本地端移植過去?OO 在產品上手這塊能提供哪些資源?
雖然可以理解這是真實客戶會詢問或發生的情況,但這樣會覺得有點困惑,如果全程都是在問這些問題的話,為什麼還需要簡報Presentation環節呢?不用直接透過我的PPT呈現邏輯來做評價,只是用隨機抽考的方式測驗我夠不夠懂產品知識的話,直接用一個問答面試就能解決了。
另外,對方提出必須把搬移到雲端前後的成本換算比較列出來放進簡報當中。因此我也做了一份分析。
「…所以使用雲端之後您將能節省下這部分的人力成本。」我說。
「但我這三位Ops工程師我已經請了難道你要叫我解雇嗎?其中有一個還是我們共同創辦人欸。」對方質疑道。
「理解您的意思,我只是給您一個建議、在團隊節省了運維的人力之後,這些人力可以用於開發更多創新產品提高現有收入,或是學習雲端架構之後,來進一步協助團隊規劃您的整體系統架構。」
「但他就不會啊。他還要去花時間學習雲端嗎?如果說也要用到這些人的話你人力成本應該算回去吧。」
「我只是比較目前您營運的架構當中其實不需要高達三位運維人員,如果未來您用戶數成長到百萬人次在系統設計上還有很多需要人力的地方就不需要多請很多人了,用現有團隊就行。」
我補充道:「而且我了解到您先前提到目前最關注的問題就是高峰期間的流量會讓服務無法響應,才因此想要移植到雲端,這樣的話這幾位團隊同仁還不願意學習雲端的話,我不太理解這個情況?」
「你要這麼說的話你能給我一個說明看這些人員怎麼佈署嗎?不能的話你算成本給我幹嘛?」
「沒問題,我們後續可以再跟您討論這一塊。」我默默想結束這個話題。
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接著又絲毫沒有喘息的問下一個問題,一樣沒有要進入簡報環節:
「我聽說 OO 公司的成本在所有雲端廠商當中價格最貴,你為什麼要把價格就放在第一部分講?」
「我相信 OO 的確產品價格更高一些,但相較於您目前自建在本地端成本而言,我也想要呈現給您看──同樣的架構,用我們產品的成本就可以節省到目前的1/14,已經遠遠比您目前的成本更低了。
但當然您可能會說『那其他雲端服務商說不定還能節省地更多』,所以我下一個環節就要跟您介紹我們的服務優勢,讓您了解到我們服務的強項、這也是其他家不能比的。」
「但我還是覺得你成本放第一頁跟我沒關係欸,我只是想要知道我現在痛點你怎麼解決。」
「好沒問題,讓我們來看這個系統架構怎麼優化跟提升,這個是團隊原本的架構…」我想趕快切入主題。(如附圖,面試文件中要求展示 XX 公司使用雲端架構之前、和用上雲端之後的架構對比)
「等等這是雲端吧,你用一個雲端架構圖跟我講要幹嘛,我又還沒有雲端。」對方質疑道。
「不是,這是本地端。你看這個只是VM,其他資料庫阿外部儲存阿也是你對應到你自己的資料中心。」我解釋道。
「我們本地端哪那麼複雜,我看不懂你在畫什麼,我們很簡單只有三層。你不能用傳統的三層架構直接來對比嗎。你這樣畫難怪每一項雲端產品都能夠直接做對應啊。」
「……」CTO會看不懂這張圖就已經包含在三層式架構裡面?
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最後對方問我,如果重來一次會想怎麼優化這次的簡報。
「我本來認知中,對方之前在電話中提到希望透過這個會議能了解的資訊有三個層面:『不那麼了解雲端想要被科普』、『OO公司可以怎麼滿足XX公司目前提升系統效能跟可用性的要求』以及『XX公司未來新上的服務可以怎麼被支援』
所以我分別用『介紹什麼是雲、雲端你能省下的成本』、『OO產品系列對應到你現有服務、跟未來想加上的新服務的總架構圖』,這樣的思路去做這份Presentation。很抱歉我沒有第一頁就放出他們最關心的問題。」
我說:「我會更理解對方急迫的痛點,每天晚上九點鐘網站流量會爆掉是他第一優先關注的話,我會在第一頁就優先跟他討論該怎麼做遷移、該怎麼抓一個時間我們一起討論把雲端服務Run起來解決他現在營運的問題,進入討論這樣的細節。成本或是新服務上線,只會作為亮點補充,最後再跟他探討。」
我頓了頓:「同時在PPT呈現上,如果客戶只懂三層架構,那我就不會用這種比較複雜的架構圖,我會用三層架構再加上分別對應的元件….」
有一個女面試官突然開口打斷:「好了好了不要再講技術了好嗎,可以結束了吧?」隨後把會議結束掉。
我一臉錯愕地盯著乍然黑掉的螢幕。
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最後快40頁的 PPT 一頁也沒有用到,長達一小時只是不斷地拋出問題並在同一個問題上持續糾纏。然而對方問的問題,都是在如果進入公司之後經過產品培訓就能夠有一套標準回答的問題。似乎沒有要聽你簡報思維脈絡的意思。畢竟這仍號稱是一個PPT面試,還滿令人出乎意料的。
我思考了一下,可能對方需要的人才就是在各種高壓情況之下都能溫柔以對的標準回答吧。隨後也立即拿到了Rejection Letter,深感自己的確與對方企業文化不合,想想人生中也沒遇過更神奇的面試經歷(畢竟做好的PPT一頁也沒有用到有點匪夷所思),忍不住上來分享給大家輕鬆看看。
同時也有10000部Youtube影片,追蹤數超過2,910的網紅コバにゃんチャンネル,也在其Youtube影片中提到,...
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越來越多的面試在第二面的時候提出需要面試者準備簡報的要求,我自己也在二面做了幾次的簡報準備,甚至是在一面的時候就先想好我會怎麼介紹這家公司的產品(有點職業病)。
今天的文章比較長,包含:
1. 二面簡報的常見情景:業務 / 商務開發 / 導入團隊
2. 本次模擬面試背景:職缺 / 工作重點 / 情境 / 時間限制 / 參考資料
3. 二面簡報的要點:態度 / 大綱 / 系統的解說
4. 四個常見的問題
一、【二面簡報的可能情境:】
1. 面試「業務」:
請你根據你對於產品的了解簡報
2. 面試「商務開發」:
請你根據產品的特性分析整個產業以及可以進攻的方向/預估業績目標/打法
3. 面試「Customer Success / 導入團隊」:
請你根據產品設計一份針對客戶的教育訓練簡報
此時,通常面試公司會提供兩個參考資料(不一定每一個都有):
1. 原先有的sales kit / 教育訓練的PPT
2. 系統的demo帳號
有天晚上幫朋友(兼諮詢者)做了一個二面簡報的模擬面試。
在這一次模擬面試裡,朋友提出了四個問題,我們可以先放在心裡,文章結束後,我們再來快速回覆:
Q1: 通常這類型的簡報會怎麼結束?
Q2: 我怎麼知道哪些名詞是這個產業的專有名詞、哪些是這個系統創造出來的?
Q3: 說明功能的時候通常是用PPT截圖還是直接在系統使用呢?
Q4:這些功能真的是幫他們解決問題的功能嗎?還是說這家公司其他的系統也可以做到?
二、【本次模擬面試背景 】
▲ 面試的職缺:Customer Success / 導入團隊
▲ 職缺的工作重點:這樣的職缺常出現在系統公司裡,客戶購買系統後,需要一段時間的系統導入期,此時會有一個導入團隊,帶領客戶完整導入、從資料清洗、資料彙整、系統使用教育訓練、初期系統設定與優化。
▲ 簡報情境:你現在要簡報的對象是已經購買了此套系統的行銷部門,這是他們第一次的教育訓練。
▲ 簡報時長:一小時為上限
▲ 提供參考資料:系統的demo帳號
三、【二面簡報的要點】
分別包含:
1. 簡報的態度
2. 簡報的大綱
3. 系統的解說
1. 簡報的態度
為什麼把簡報的態度放在最前面呢?因為,簡報的態度會影響你的肢體語言、用字遣詞、預設心理。
心態上,如果你是一個系統導入團隊,你自然是以自己公司的產品為傲,但是對方公司員工不一定也這麼認為。
疑?你會問,如果對方公司不認同的話,為什麼要購買? 因為公司上層認同,不代表今天聽你說話的這群行銷人員也認同。
他們可能手上有很多專案,時間卻都不夠用了,卻還是要上這個教育訓練。
他們也可能已經習慣了很多系統的使用,儘管可能用起來有點麻煩,但是至少習慣了,現在是要嘗試學習一個不知道是更方便還是更麻煩的系統。
他們可能心想著,不知道這個系統導入又要花多少時間整理資料了,天啊,工作真的做得完嗎?
因此,你的簡報,必須能夠回答他們這些心中的問題,降低他們的恐懼,讓他們開始相信這個系統會解決問題,而不是帶來更多問題。
這麼一想,首先你的用字遣詞就會開始變成比較快樂、正向的,傳達一種「我帶來了一個好消息,我來協助你們解決問題」,接著,你的簡報會從「解決他們心中的不安、痛點」開始,先把對方的疑問解決了,有個心靈上的默契,再講系統的部分。
2. 簡報的大綱
這類型的簡報大綱,通常會包含幾個部分:
(1)這個系統的好處
(2)導入需要的時間、時間軸、要完成的任務、每個人物雙方的對口
(3)系統基本名詞的解釋
(4)常見情境demo
(1)這個系統的好處
講解系統的好處時,不要拿出太複雜的系統架構圖,哈哈哈,太困難的系統架構圖,不要說是行銷人員,我都會覺得崩潰。
而且,複雜的架構圖會讓人一開始就覺得這是件很困難的事情,一開始可以談談通常使用這個系統的人之前遇到怎樣的困難。
疑?這不是業務才要做的事情嗎?跟客戶說明用了這個系統可以解決什麼痛點。
當然,但是呢,你面對的這群人也是需要知道的,一個產品的銷售不是在簽約後結束,而是在簽約後才開始。 (畢竟還有續約、upsell啊)
所以,我會建議你把系統的功能,都轉為「這個功能可以解決的最大問題是什麼」。
例如,功能是可以把「客戶分類自動化」。
解決的問題就是「你們是不是覺得每天都要花很多時間比對名單、撈名單、分配名單,有了這個功能,只要名單放入系統,系統會隨時根據你的定義圈選符合定義的名單,節省下你每天處理名單的時間。」
當人們聽到這件事情對他們是有幫助的時候,那就他們就會對你說的話產生興趣。 因此,在一開始,可以說明這個系統可以解決的三大問題。
(2)導入需要的時間
包含:時間軸、要完成的任務、每個人物雙方的對口
這裡最簡單的表達方式是一個時間軸搭配一個簡單的專案導入組織圖。
時間軸有預計導入的時間(一個月?三個月?半年?)
每個節點需要完成的事情,例如資料清洗、資料整合、教育訓練、實機操作等等。
每個節點雙方需要的人力、各自負責的窗口、產出的文件(內容)等等。
因此,有個組織圖是會幫助理解的。
這可能只有一頁,但是人都關心「所以我什麼時候需要做什麼?」,導入團隊其中一件事情就是妥善分配大家需要的做的事情,掌握時間。
(3)系統基本名詞的解釋
抓出幾個常用到的名詞,配合簡單的系統截圖,每個名詞花個30秒解釋,我覺得是可以的。 這點要看系統的難易程度。 越是整合多方系統的第三方系統,複雜度會越高,越需要名詞解釋。
而你,在面試時,很有可能你就是這個系統的小白,如果你自己也不懂,那就是一個需要被說明的地方。
如果你都懂呢?那講給一個可能都不懂的人聽,他不懂的,就是需要解釋的。
(4)常見情境demo
不管是在真實的教育訓練、還是面試,我們不可能把系統全部的功能都說明完,而且通常也會有完整的教育訓練手冊可以看,所以作為第一次的教育訓練的demo,你可以挑選幾個最常用到的功能介紹。
我自己會選擇我最喜歡的幾個功能,總是有一些功能讓你覺得「wow!」的,不管別人覺得如何,當你自己覺得「wow!」的時候,你介紹起來會格外的閃閃發光。
你的態度影響了他人的態度,當你覺得很快樂的在介紹時,也會提高他人對於這個系統的信心。
為了避免demo冗長,我會在每一個功能結束後,詢問是否有問題,或是請他們提出還有什麼想要完成的事情,我可以現場demo給他們看。
最後回顧一下我朋友提出的問題:
Q1: 通常這類型的簡報會怎麼結束?
因為是第一次教育訓練,你可以說明預計下次第二次會議的時間,以及在這段時間雙方會做什麼事情,或是需要準備什麼內容來準備下次的會議。
舉例來說,我可能會說
「好的!那這是今天第一次的教育訓練,謝謝大家的參與。 下一次的教育訓練我們預計是8/24,這中間我會跟 Alex 以及 Betty 一起把常見的流程梳理出來,完成第一次系統設定,我稍後會把流程圖範例發給各位。下次開會的時候,我們可以針對流程圖來做優化,也會帶著各位一起了解進階報表,到時候再請行銷部相關同仁一起參加,這點再請 Cathy 一起幫忙確認參與人員。」
Q2: 我怎麼知道哪些名詞是這個產業的專有名詞、哪些是這個系統創造出來的?
最快的方法是:問這個產業的朋友,例如你簡報的對象是行銷部,就找2-3個行銷的朋友。
Q3: 說明功能的時候通常是用PPT截圖還是直接在系統使用呢?
因為看著截圖說明很容易發空(開始滑手機),所以我會建議「情境的解說用PPT展現,但是使用方式直接用系統demo」。
Q4:這些功能真的是幫他們解決問題的功能嗎?還是說這家公司其他的系統也可以做到?
這個呢,應該在簽約之前就會被解決(笑),以導入團隊的身分來說,目標是導入成功。而且,一個系統會被導入一定是至少可以解決一個他門現在沒辦法解決的問題才對,因此,如果你需要知道,可以找業務詢問,這也會幫助你在教育訓練的時候更針對問題對症下藥。
最後,跟大家分享一句今天打動我的話(跳tone),也是一年前我在FB上寫給我自己的,臉書跳出回顧時,我自己看了一次,又默默地唸了一次:
You only live once, but if you do it right, once is enough.
from Mae West
▲ blog好閱讀版:https://goldfishblog.tw/top-100-career-questions-31/
▲ 此篇blog的靈感來源是「100個常見的職涯問題」,只要名字與信箱就可以每天第一時間收到我的回覆~
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#100個最常見的職涯問題 #31
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#人資小週末專訪 #職涯360達人訪談 2/5
part 2 #我對業務工作的認知
一開始當業務的時候,我其實很痛苦的,畢竟我是文學院畢業的,「目標導向」這四個字離我很遙遠,包含要陌生開發、簡報、談合約、簽約、收款,這些都是我非常陌生的事情。
因為陌生,也不知道會不會一直做下去,所以我給自己兩年的時間。
為什麼是兩年?
因為我覺得我的學習曲線裡,第一年會在學習,第二年才會開始知道如何使用。
我鼓勵我自己,如果這兩年做得不快樂,那我們兩年後就再也不要思考業務這件事情,我會回歸的行政執行力,我勵志做operation queen(聽起來也是很威的XD)。
但如果做得還不錯呢?天啊!那我的人生又更多的選擇了。
► 業務工作的四個層次
我當時候在選擇業務工作的時候,自己把業務工作分為四個層次:
Level 1:賣一個可以看得見、摸得著的實際商品:例如手機、筆電、書本
Level 2:賣的東西看得見,但我們不會說它是商品:例如「獵人頭」的對象是「人才」
Level 3:賣一個看不見,但是我們會使用、可以想像的:例如系統
Level 4:賣的是一個想法:例如概念(海洋保育、愛護地球等等)
因為只有兩年的時間,所以我第一份選擇的是獵人頭,我沒有在獵人頭界待太久,就到了系統商做業務。也就是我的業務是從level 2 到 level 3。
► 陌生開發的第一步是什麼?
我也不是第一天就會當業務,但偏偏陌生開發能力在我們這個世界裡很重要,你要如何在完全沒有名單的狀況之下打電話給你完全不認識的人,還邀約到拜訪,這是我一開始花費最多心力的。
廣撒EDM事實上效果奇差無比。我後來轉為認真的在打電話前研究這個品牌,閱讀所有我可以看到的採訪報導(5-10年內),搜集的資訊包含:
1. 公司的組織架構圖,尤其是我最一定要見到的部門主管、老闆
2. 我需要見到的人的名字、中文、英文、小名
3. 品牌的過去、現在、未來,他們的方向是什麼,遇到什麼問題,我可以切進去的角度是什麼,為什麼又非要用到你的系統才可以做到(所以對於市場上同類型服務的差異化要很了解)
4. 親自逛他們的店、使用他們的服務,把自己真的變成一個消費者來體驗所有的流程
然後才是開始想打電話說詞是什麼,練習所有的反對問題。
我記得那時候我家買了一個跟我一樣大的玩偶,我每天回家就是跟它角色扮演,假裝它是在電話中提出反對問題的客戶,而我練習如何回覆。(其實就是自問自答)
早上,我帶著這樣的 FAQ 去找我的主管,跟她討論這樣的回答是否合適。
▶︎ 為了第一次的對外的簡報,練習了100次
當時為了第一次的對外簡報,說練習100次真的不誇張,有50次是簡報給我當時主管聽,她也不是每次都從頭聽到尾,她有時會扮演很沒有耐心的客戶,隨便要我從某一頁開始講起。
另外50次,我簡報給我的朋友聽,我的想法是,如果你可以把一個東西講到連路人都聽得懂,那麼,你去客戶那邊簡報一定沒有問題。所以我開始約朋友喝咖啡,帶著電腦簡報給他們聽,也會在聚會走去參加的路上,硬要說「欸,我跟你們說,我的公司最近在做xxx(以下省略介紹詞5000字)」,到後來,我幾乎所有的朋友都聽過。
後來,我就練習到三分鐘、五分鐘的去講,然後嘗試白話文、講到所有的人都聽得懂。
這是在我對外講了第1次之前的練習,但儘管這樣,每次對外講新的結構時,依舊是需要重新練習,我記得很多週末,我都窩在咖啡廳做簡報、練習簡報。
任何事情都沒有捷徑的,是業務教會我最多的事情。
本集的影片連結在這裡:https://www.facebook.com/hricareer/posts/2334942016814403
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