《不懂引導問話術，主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎，要如何擺脫沉悶無趣的會議方式，成為一個好的會議主持人？我更好奇的是，除了傳統的「是／否」、「對／錯」之類沒有討論空間的命令式問題外，還有什麼方法，能夠讓會議充滿更有建設性的討論？我從一本書裡找到滿意的答案。
部落格文章 https://readingoutpost.com/how-to-host-meeting/
Podcast 用聽的 https://readingoutpost.soci.vip/
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#這本書在說什麼？
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《不懂引導問話術，主管自己累成渣》這本書廣義來說，是教主管們如何提出「優質提問」，引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說，書中的焦點實例在於「會議主持」，透過引導提問的方式，激發部屬的發言慾望和思考，達成更有效的討論。同樣的概念，也適用於任何的會議主持人，用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子，曾任IT工程師、專案經理、公司顧問，目前運用自己在產業多元的經驗，協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍，這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句，如何應用在不同的情境和流程中，鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫，以及濃縮對我最有幫助的問句，畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要？
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先說結論：「好的提問能激發好的反思，好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡，感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理，對我（或對別人）最常問的一句話就是：「關於這件事，你有什麼想法？」每當自己被問到，腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問，而且屢試不爽。當我們接到這個提問時，會為了回答而「反思」，也就是連結過去的經驗與價值觀，整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現，促使積極的人發想具體的策略，最終促成「行動」。
在主持會議的時候，這句話也適用於對其他的與會者提問，激發對方的思考和表達，進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」，而且不斷發問：「當我們藉由提問與他人互動時，彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道：「優化關係品質和思考品質，促進行動品質的提升，進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果，提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望？
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站在主管兼會議主持人的角度，不外乎希望大家參與會議，是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應，最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功，若自然而然掛在嘴邊，便能提升部屬的發言慾望：
1.「謝謝。」保持真誠的笑容，無論部屬發言是否有益，皆表達感謝，讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此，這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時，表達接納對方的發言，但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友，但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好？」不要淪為只有自己動腦。
4.「……（不多話）」身為主管常有強烈使命感，認為自己要負責解決問題。然而，太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時，用這句話擴大思考框架，或提出完全相反的想法。
此外，保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想：「領導者要認知到，自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人，懂得讓出空間給下屬發揮和表現，讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題？
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讀到這本書的後半段，看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣，反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合，我整理書中實用的問句範例，畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先，是會議開始時的規劃（Plan）階段，提出「目前最大的問題是什麼？誰最困擾？我們最應該先解決的是什麼？」之類的問題，定義會議討論的主軸，凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著，是會議重頭戲的執行（Do）階段，針對討論方向開始向部屬提問：「關於這件事，你有什麼想法？你打算怎麼做？需要什麼協助？」透過這類問題，激發思考與討論，催生各種提案與想法，讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來，是會議收斂的檢核（Check）階段，試著帶領團隊回顧，問道：「我們的討論是否有朝目標前進？」也可以向個人提問：「你可以用一句話總結這項重點嗎？」把討論完的策略與議題進行收斂，凝聚團隊共識，加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後，總結會議內容的行動（Action）階段，問出：「根據今天的討論，要採取哪些行動？」讓團隊針對共識，擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼？」之類問題，讓各項行動有明確的執行者，完成這次的會議循環。
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後記：#你喜歡哪一種工作風格？
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《不懂引導問話術，主管自己累成渣》書中的88個問句範例，大部分是由（１）使用原理、（２）使用範例、（３）進階運用要訣、（４）宜避免使用的提問構成，適合讀者挑選符合自己風格的問句，進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗，還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化，可以知道日本的職場倫理上對下的態度，仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅，在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整，台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格，這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案，更能夠促使部屬成長與進步，似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事，你有什麼想法呢？
工作價值觀範例 在 [心得] 心手求職功略--履歷撰寫- 看板Salary - 批踢踢實業坊 的推薦與評價
第一篇：定義目標 https://www.yourator.co/articles/16
第二篇：履歷撰寫 https://www.yourator.co/articles/17
第三篇：投遞履歷 https://www.yourator.co/articles/18
第四篇：面試 https://www.yourator.co/articles/19
第五篇：追蹤管理 https://www.yourator.co/articles/20
這篇文章會提到：
1.履歷撰寫風格：一般新鮮人在履歷/自傳上犯的錯誤
2.找到現在的自己：深刻挖掘、找到連結
3.畫出未來的自己：現在與未來的連結，哥/姊找的不是工作是舞台
4.拼拼圖時間：完成你的Cover letter、自傳與履歷
5.面試倚天劍：履歷會陪伴你通過hr審核資格、hr面試到hiring面試
【履歷撰寫風格】
由於過去做過獵頭實習與人資相關工作，
曾經大量的看過0~5年工作經驗的履歷。
一般新鮮人在履歷/自傳犯的錯誤總歸一句話叫做：
害羞 隱晦 溫良恭儉讓
意思是，太多的人寫履歷的時候「不敢把自己心中想說得直接講出來」，
或是說「太邏輯推理」，覺得我要先說我待過哪裡、做過什麼事情、所以我有什麼特質，
舉例來說：
「大二的時候，因為對金融商品有興趣，因此，參加了金融研習社，balabala....」
「大二至大三的時候，曾經在xx公司實習擔任xx職務，跟了xx專案做了xx事情....」
「大四的時候擔任研究助理，從過程中，養成了我細心、仔細的態度以及對於....」
不該這麼鉅細靡遺的寫！
為什麼？
因為只有極極極少數的HR會用「閱讀文章的方式」看履歷！
在HR腦海裡，只有幾個他想要的關鍵字出現，
有些是技能、有些是學校科系、有些是人格特質，
HR的看履歷行為是「一眼掃過、找關鍵字」！
那該怎麼寫？
應該要拋開「邏輯推理」的方式來寫履歷，
而採用「破題法」的方法來寫，且「關鍵字」化。
絕大多數的HR在看履歷的時候式像是「無罪推定論」的感覺，
今天你提出來的數字、個性，看履歷階段並不會質疑「你是說謊」，會選擇「先相信」，
所以，當你寫太多、解釋太多的時候，是讓HR看不懂你想表達的重點是什麼。
要跟HR快速溝通，
我們要翻轉舊的邏輯，從「推理式」的敘述改成「破題式」的敘述
例如：
「組織_角色」
關鍵成就
「人格特質」
能夠證明你人格特質的故事
在履歷的部分，技能會類似:
xx大學 系學會公關組
●執行XX活動，在oo平台曝光xx人、oo平台xx人，上屆人數xx/本屆人數xx
xx公司 行銷實習
●完成每周/月行銷活動成效分析與紀錄
自傳的部分，人格特質會類似:
溝通協調
●擔任學校研究助理時，扮演教授與同學之間溝通的橋樑，
且分組報告時，常主動擔任協調者的角色。
【找到現在的自己】
現在開始進到比較「困難」的階段，
面對熱血的目標是熱血的、快樂的，扎實面對自己卻是現實的、殘酷的；
什麼是「找到現在的自己」？
就是不斷得去挖掘自己、了解自己、不停得問自己問題：
自己是誰、自己有什麼能力、自己做過什麼、別人覺得我是什麼樣的人...
直到可以回答自己下列問題：
1.如果要單字來敘述「自己是什麼的人」，你會挑哪些單字來代表你這個人？
2.上一份工作中/大學四年中，有哪些事情是你做的很棒的、很有成就的？
3.(2)跟(1)的回答，有什麼關聯？
這個練習可以參考「自由書寫術」這本書，https://goo.gl/QmWszK
為什麼要「找到現在的自己」？
因為這個答案將會一連貫穿「履歷內容」到「Cover letter」到「面試」甚至「感謝信」
一切你求職(轉職)的所有根源，都是從「現在的自己」出發！
為什麼是這個產業？
為什麼是這間公司？
為什麼是這個工作？
為什麼公司該錄取你？
為什麼你不會工作兩個禮拜就走？
當你能回答「自己是甚麼樣的人」的時候，
回答上面的所有問題都會變成溝通，而不是考試。
《自己是什麼樣的人？》
當初我自己做的時候，列了一些問題，協助自己寫得更多，
問題如下：
先問自己具體的問題：
1.我讀什麼學校、什麼科系？我在哪上班、做什麼工作？
2.我修過什麼課、參加過什麼活動？我每天進公司的具體工作細項是什麼？
3.我過去做過幾份實習、幾份工作？
4.我今天、昨天、上禮拜、上個月都做哪些事情？
.....
再問自己抽象的問題：
1.為什麼當初選這個學校(公司)？為什麼是這個科系(職缺)？對這科系有什麼想法？
2.為什麼當初修那些選修？我的目的是什麼？有達成嗎？為什麼有那些目的？
3.當初為什麼會去那些公司實習？想得到什麼？有達到嘛？達到或沒達到後又做什麼？
4.我每天把時間花在哪？為什麼我會把時間花在這邊？我進書店都看什麼書？為什麼？
.....
把上述問題的回答轉成文字，並問自己：
「如果不要用一整個句子，而用單字敘述你，
你會從剛剛的回答中，挑哪些單字來表達你這個人？」
我自己的單字是：
數位行銷 GoogleAdwords 業務 學習能力 寫作 目標導向 Coursera
紅酒 喝酒 經濟系 分析 Excel python web 顧問 電商 積極 主動
而我用這些關鍵字，寫了履歷、cover letter、面試，
全部都是從上述的關鍵字出發！
《上一份工作/大學四年中，做了哪些事？》
1.上一份工作/大學四年中，做了哪些事、負責哪些工作？
2.那述那些事情、工作，有哪些事你覺得是很棒的、是有成就感的？
3.你身邊的朋友怎麼看你做的這些事情？跟你的想法一樣嗎？不一樣的話為什麼？
4.當初為什麼會做這些事情？當初的目的是什麼？有達成嗎？事後覺得如何？
《連結》
開始把你的特質，與過去做過很棒的事情開始連連看
並開始回答下列的問題：
1.把「你對你自己的敘述」寫下來
2.把「你過去做過很棒的事情/成就」寫下來
3.把「對自己的敘述」與「做過很棒的事情」做連結，找到因果關係
4.將自己的特質與做的很棒事情的連結&因果關係，與應徵的工作內容做連結！
【畫出未來的自己】
不一定要畫大餅打空砲，說我十年後要住帝寶開法拉利，
或是鉅細靡遺說出自己三年五年後要賺多少錢，
只問自己一個最簡單的問題：
「兩年後，我想靠什麼技能賺錢、做什麼工作吃飯？」
平均來說，第一份工作做1~3年換下一份工作是非常正常的事情，
但以台灣現在普遍的勞動環境，一份工作讓人1~3個月就想離職也是非常正常的事情。
你的第一份工作/下一份工作，
你到底想累積什麼？你想帶著這份技能去哪裡？做什麼？
為什麼你想累積這個技能？你適合嗎？為什麼你適合？
做這件事情最大的目的，是要在心中建立一個「目標」，
而且這目標是你「真心希望」且渴望達成的，那麼，無論是你的履歷或是自傳或是面試，
都會有很強而有力的連結與邏輯：「哥/姊現在找的不是工作，是舞台！」
當你的自傳、履歷、面試行為舉止有這樣的轉換，錄取率絕對大增！
【拼拼圖時間】
講了這麼多很抽象的問題，
讓我們回到地球表面。
討論Cover letter、自傳、跟履歷。
前面抽象的問題，是為了萃取出「溝通語言」，
意思是，當你在跟HR、用人主管溝通的時候，你的「溝通」必須要精準，
在整個求職流程中，會不斷地回答：
「你是誰？」 翻譯→「你適合做這份工作/這個團隊嗎？」
「你有什麼技能？」 翻譯→「你現在對公司能有什麼貢獻？」
「你未來要去哪？」 翻譯→「這份工作與你的職涯規劃是否雙贏？多久會離職？」
「為什麼是這份工作？」翻譯→「你想要的累積到的技能/工作環境/報酬是什麼？」
我的方式是透過前面一連串抽象的問題，
去萃取出自己的「動機、特質」，
把這兩個串起來，就可以完成cover letter、自傳、履歷以及面試！
什麼是Cover letter？
如果你是直接投履歷到HR信箱，
那「Email」就是你的Cover letter，
如果你是用人力銀行，投履歷時的「自我推薦信」
那麼，那個「短文」就是你的Cover letter
Cover letter要回答的問題是「為什麼你要申請這個工作」？
回答要包含
「你是誰、你有什麼特質、你有什麼技能、你過去有什麼經驗、目前找工作的方向」
前面四項在【找到現在的自己】，第五項在【畫出未來的自己】
自傳怎麼寫？
我個人的對自傳的想法是「與企業溝通你的工作價值觀」
如果是投本土味重一點的台商、或是日商，可以從家庭背景開始寫，
但著重在「自己想表達的特質」，像前面提到的用「破題法」來敘述自己的特質，
在來解釋為什麼自己有這樣的特質。
美式風格的企業，基本上是不用附自傳的，
如果真的要寫，我會像是cover letter的擴寫，
從我個人出發，我有什麼樣的特質、目前找工作的方向是什麼、對工作的價值觀是什麼。
工作價值觀這部分，有個強烈建議的「公式」可以用。
我是誰？
→我的特質是什麼、我對什麼樣的事情充滿熱誠
為什麼要找這份工作？
→符合我的特質、我相信這份工作是讓我發揮自己特質的舞台！
履歷怎麼寫？
主要的觀點是「成就導向」「破題」
以隨便google到的一個範本來說：https://goo.gl/8XCfsi
最上方是基本資料
最顯驗的地方是你的「資歷簡述」 (工作價值觀、工作技能、關鍵成就)
接著是工作經歷，且清晰的寫「組織、角色、工作範疇、關鍵成就」來撰寫。
其實，履歷的排版千萬種，只要是「常用格式」，都可以使用。
履歷的重點根本不是格式！
再次強調，履歷的重點不是格式，而是內容以及內容背後的思維！
【面試倚天劍】
很多人認為履歷只是拿來應付HR、過了面試就沒事，
完全大錯特錯！履歷不只是協助你通過HR篩選而已，還要協助你跟hiring做溝通！
為什麼？
篩選過了以後不就是我這個人、跟hr、hiring對談嗎？
一切HR、hiring問的問題，都跟履歷有關；
一切你要說明你的求職動機、人格特質、未來目標，
都必須與履歷內容連成一條線！就像前面「認識自己」的時候說的，
這個答案將會一連貫穿「履歷內容」到「Cover letter」到「面試」甚至「感謝信」
因此，
履歷絕對不是「拿來通過篩選」而已，
而是要計畫著，進到hiring的時候，我怎麼使用「履歷」這個工具，
來讓他更了解我適合的特質？說服他我的求職動機？讓他覺得我適合這間公司？
達到上述目的很簡單，
除了運用上面的寫履歷技巧之外，寫履歷的時候，
寫每一個經歷、每一個關鍵成就，甚至每個詞都去思考：
「我想敘述自己什麼特質進去？這個特質跟我申請的工作的連結是什麼？」
「為什麼我把A特質放進來而不是B特質？這份工作的特質是什麼？有個適合的特質嗎？」
「我為什麼要放這個經驗、而不是另一個？跟工作的連結是什麼？」
關於這方面客製化的技巧，在下一篇「投遞履歷」會寫得更全面！
做到這個程度，你的履歷已經是你所能夠做到的最好，
接著，往下一個階段努力吧！
下一篇文章會提到：履歷怎麼投、運用人力銀行小技巧爭取更多曝光機會！
第一篇：定義目標 https://www.yourator.co/articles/16
第二篇：履歷撰寫 https://www.yourator.co/articles/17
第三篇：投遞履歷 https://www.yourator.co/articles/18
第四篇：面試 https://www.yourator.co/articles/19
第五篇：追蹤管理 https://www.yourator.co/articles/20
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※ 編輯: rer429 (61.228.221.206), 02/04/2016 17:16:00
※ 編輯: rer429 (36.225.247.188), 02/10/2016 00:16:03
※ 編輯: rer429 (36.229.136.80), 02/23/2016 23:14:06
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