《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
部落格文章 https://readingoutpost.com/how-to-host-meeting/
Podcast 用聽的 https://readingoutpost.soci.vip/
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
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嗨嗨大家,現在求職的管道真的比以前多上許多,不少人嚮往自由的工作模式,會選擇自行接案,以前米編學生時期也自己接過案,那時候覺得蠻酷的,可以發揮自己的小小專長掙取一點收入,不過那已經是遠古時代的事情了(笑)。不過接案雖然時間彈性,但其實有些細節與風險是大家要事先留意的,今天Workforce勞動力量就整理了幾個重點,有興趣的讀者就一起往下看😆😆😆
👉🏻接案注意事項
現在上網GOOGLE接案相關,可能就會有蠻多前輩的經驗分享,告訴你要注意哪些細節,其實不外乎就是工作內容的說明、權責劃分、款項交付方式與著作權歸屬的問題,通常會建議白紙黑字說清楚會比較好,除了避免工作量被無限上綱,未來在發生爭議時,也能有相關證明。(還是要提醒一下,合約的部分一定要看清楚,@minz.freelancer 跟 @freelance_mkt 那邊有更多接案的技巧分享,有興趣的趕快去找他們看看!)
👉🏻僱傭還是承攬
再來要分享的是今天的重點,接案到底算是「承攬關係」還是「僱傭關係」呢?簡單來說,承攬關係著重於「工作成果的完成」,例如像承包油漆或木工工程的廠商,只要完成約定的工作標的,就能獲得報酬。僱傭關係則著重於「提供勞務的過程」,受僱者只要在聘僱期間為另一方持續工作,就能取得報酬(或稱工資)。
看了上述的說明大家應該都會有個底,大部分的接案其實都屬於承攬關係,且承攬契約因非屬勞雇關係所以不適用勞基法,但就算名義上約定為承攬關係,有爭議發生時,勞政機關仍會依個案事實審視勞資雙方有無人格、經濟與組織從屬性來判斷實質上是否為僱傭關係,畢竟實務上現在不少假承攬真僱傭的情況rrrr
我們先前有針對承攬關係與僱傭關係寫過文章,有興趣的可以去官方部落格看看這篇➜勞動名詞大對決!四種類型教你看懂勞動契約(傳送門🚪 https://twworkforce.com/2017/11/22/laborcontracts/)
👉🏻被欠薪的問題怎麼辦?
若真的遇到業主欠薪的問題,因承攬非屬勞雇關係且不適用勞基法,所以找勞工局處的幫助其實並不大,建議可以採取下列幾個方式看看:
❶存證信函(可以參考這篇文章➜關於存證信函,應該怎麼寄才好呢?)
❷聲請支付命令
❸蒐證報警處理或直接提告(可善用免費法律諮詢服務管道)
以上就是我們針對接案的一點小分享,其實不管是正職兼職打工派遣接案,在接下工作前都應該要盡可能的全方面考量各種情況,事先約定好且留下相關佐證,雖然聽起來很麻煩但其實根本就不會,多花個幾分鐘多瞭解相關規定或法令知識,對自己是有益無害啦~(不小心又變成米編媽媽了😆😆😆)如果你有接案的經驗,也都歡迎在底下留言跟我們分享!祝大家安好~看完貼文的都是好寶寶!
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影片目的:現代人最抗拒的職業
影片簡介: 現代人最抗拒的職業
說到微商直銷,身邊朋友都跑光光只因為大家以前留下來的刻板印象,年輕人要創業,要時間自由的工作,多半都會考慮微商,考慮直銷,因為不僅可以有很自由的時間,還可以賺比一般打工來得更多。但有幾個又願意嘗試這樣的行業呢?有,很多人想,但卻因為多慮而止步。創業是現代年輕人最想往的方向,尤其微商和直銷。但身邊有多少個朋友又願意接受微商和直銷的行業呢?
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Vocals: Charis 佳靈, Phoebe 佳馨
Guitar/ 吉他:孫立衡 (Peter Sun)
Video director/editing: Jesse Chui (http://songsforcinema.com/)
Executive producer: Charis
一直以來很佩服#周董,也很喜歡這首歌。剛好有朋友點了這首,要求我翻唱~不好意思,托了很久 ^^ 現在終於出爐!
送你們 acoustic 版的《#青花瓷》!!
可以和妹妹(Phoebe)一起唱歌是很很開心的事情, 而且很榮幸有機會和老孫與Jesse合作~Thanks so much everyone!!!!
這次錄影的過程很有趣。我們都沒有甚麼預算,也沒有太多想法~只想錄一個比較好看的小MV 送給大家。感謝主,Jesse有很多零時的想法,帶我們到一間超有FU 咖啡店(裡面專門擺很多古董)~更感恩的是老闆娘很樂意讓我們在店裡面很自由的工作,1-2小時就搞定了。
希望大家可以多支持我們這些在努力發揮創意的人~
Hey hey! This is a cover of the Jay Chou hit, Qing Hua Ci.
It's a love song about porcelain...yes :D.
We decided to do an acoustic version of the song when a friend requested a cover, and then shoot a little video to spice it up. It was a lot of fun, and we were so thankful that (the random and genius) Jesse helped us find the perfect antique coffee shop in Taipei to shoot the vid.
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