《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
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提問式 在 Facebook 的最佳解答
因為要到花蓮開提問式互動教學培訓課程,花蓮教育處負責教育課程規劃的同仁都來上青年發展中心的提問力課程,直接參與和觀摩提問力如何應用在教學上。
實作過程中,我有空就會和教育處同仁交流,我剛剛問這個問題、做這個實作練習的目的,「後設」的意涵是什麼?拆解內容讓他們理解。
回到台北後,因為難得有機會可以有系統的協助花蓮國中小教師,提升教學力,我排開其他企業、組織邀請的課綱需求,花很多時間寫了提問教學力的課綱。
接著和承辦同仁討論課綱規劃,他們提出了一個讓我意外的對象與需求,我也猛點頭同意,這個對象太重要了。
我要培訓的對象是教務主任。
主任就是組織內的中階主管。他們一面有課程規劃指導的重任,一面也有領導管理與溝通的壓力,需要承上啟下,要負責領導與管理,但是教育界並沒有這部分著重實務技能的培訓。
於是我將課程主題改成兩個主題,初階是「提問溝通與領導」,進階是「課程規劃與教案設計」。著重在建立問題意識、提問溝通的實務技能,以及如何以學生需求為中心,反向思考如何將提問力融入課程規劃與教案設計中。
透過系統性思考,再讓主任們將課程設計的方法,實際能應用在學校教師課程規劃上。
這是一個很有意義的課程與挑戰。希望一步一步推進,讓教學力能扎根下去,讓學生更有學習動機,以及提升思考與表達能力。
只要學好提問力,應用在以學生需求為中心的互動式教學中,教學不用翻轉,學習也能好轉。
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許洋洋媽媽是一位台灣小學生的媽媽
也是「0成本出書」線上課程老師
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提問式 在 李基銘漢聲廣播電台-節目主持人-影音頻道 Youtube 的最佳解答
本集主題:「慢慢來,我等你:等待是最溫柔的對待,一場用生命守候的教育旅程」介紹
訪問作者: 余懷瑾
內容簡介:
慢慢來,我等你
2017年最療癒人心的一句話,
身為老師、家長,甚至團隊夥伴的你跟妳
都應該學習的一句話。
一位家有身心障礙孩子的媽媽
一位願意付出努力帶頭做,
引導班上孩子學習如何面對班上有身心障礙者的同學的老師
仙女老師的一句話:療癒了自己、孩子、學生,
這句話,也將療癒你和我。
◎其實,你我都可以避免霸凌的發生
對於每一位老師來說,班上只要有一個身心障礙的學生,就等於是一份不小的負擔與責任,不但要面對有可能發生的霸凌行為,也要顧及到身心障礙孩子的學習成長發展,仙女老師余懷瑾因為自己也有身心障礙的孩子,因此對此有更深切的體會,並且從中摸索出一套班級經營的方式,她認為:霸凌事件層出不窮,家長與老師應該要負起最大的責任,如果家長與老師都能以身作則,引導孩子付出真誠的耐心與愛心,孩子們也能因此感受到如何能與自己不同的學生相處。
◎不只學國文,也學做一個有溫度的人
仙女老師教國文,在她班上,學生熱情而願意表達,充滿笑聲與生命力,仙女老師認為:「文學不只能賞析,也能解決人生的問題」,因此在課堂上,她不只教國文,也教生命教育,從課堂到生活,以身作則、自然而然,讓每個孩子都能學會做一個「有溫度的人」。
◎親師必學:看見孩子的亮點
每一個孩子都有其特質,成績絕對不是唯一評斷孩子的標準,適時的讚美與鼓勵,將是成就孩子的重要因素,讓孩子能在眾人面前被肯定,被表揚,就會讓自己覺得自己是個「好」孩子,本書將跟讀者分享,如何能看見每個孩子的亮點,讓每個孩子都能在他們能發揮的領域裡得到專屬的榮耀。
◎深入教學現場,分享教學經驗
作為一個高中老師,要面對的不只是正臨青春期少男少女們的煩惱,還有他們對未來的徬徨與迷惘,以及家長們的期待與盼望,仙女老師如何與學生對話、與家長溝通,讓孩子感到被了解,讓家長的苦心被看見,仙女老師就像是一座橋樑,開啟師生、親子、親師間對話的契機,本書集結她多年來的教學經驗與觀察,提供家長、老師及學生實際可行的做法建議。
作者簡介:余懷瑾
臺北市立萬芳高中國文老師,學生都暱稱她為仙女。
2016TEDxTaipei講者(一堂由老師以身作則的生命教育。影片連結)
專長為班級經營、生命教育、提問式分組教學、問題導向(PBL)教學與課程設計、跨領域(學科)課程設計。
曾經獲得105年「教育大愛菁師獎」、103年全國SUPER教師――評審團特別獎、103 學年度臺北市特殊優良教師――導師類、102年「台大SUPER教案獎」第七屆壹等獎、102年台北市教學卓越獎、101年「台大SUPER教案獎」第六屆壹等獎、101年全國創意教學獎特優等獎項。
現為未來Family數位專欄作者。
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