《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
同時也有1部Youtube影片,追蹤數超過38萬的網紅CH Music Channel,也在其Youtube影片中提到,《ダーリン・イン・ザ・フランキス》 トリカゴ 作詞:杉山勝彥 作曲:杉山勝彥 編曲:杉山勝彥 歌: XX:me[ゼロツー(戸松遥)、イチゴ(市ノ瀬加那)、ミク(山下七海)、ココロ(早見沙織)、イクノ(石上静香)] 版權聲明: 本頻道不握有任何音樂所有權,亦無任何營利,一切僅為推廣用途。音樂所有權歸...
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沉悶無趣 在 CH Music Channel Youtube 的最佳貼文
《ダーリン・イン・ザ・フランキス》
トリカゴ
作詞:杉山勝彥
作曲:杉山勝彥
編曲:杉山勝彥
歌: XX:me[ゼロツー(戸松遥)、イチゴ(市ノ瀬加那)、ミク(山下七海)、ココロ(早見沙織)、イクノ(石上静香)]
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日文歌詞 / Japanese Lyrics :
教室の窓越しに ぼんやりと空に問う
何のため ボクは生きているの? 分かんないよ
教科書の余白に描いた理想のボクは
オトナ達の言いなりじゃない
飛ぶ鳥のような 自由があって
夢を魅せたくせに 叶えれる才能(チカラ)を
与えてくれないなんて 辛くなるだけだよ
スカートの丈さえ 決められた長さで
やりたいこともできずに ボクはどこにいるの?
知りたいと思わないことばかり学ばされ
気づいたら自分の言葉さえ 失くしていた
はじまりのチャイムに 背筋伸ばすけれど
気持ちはもう 折れかけてる
"ふつう"と云う トリカゴから逃げたい
死んだような目をして 生きて行くのは嫌だ
だけどひとり飛び立てる 勇気なんてなくて
髪の毛の色さえ 自分で選べないで
やりたいこともできずに ボクはどこにいるの?
心の中 声がする"ここにいる"と
ブラウスの1番上まで留めたボタン
息苦しくなって ため息が出てしまう
空は綺麗なのに ボクには届かない
脱ぎ捨てて 羽ばたきたい 誰か聴いて
夢を魅せたくせに 叶えれる才能(チカラ)を
与えてくれないなんて 辛くなるだけだよ
スカートの丈さえ 決められた長さで
やりたいこともできずに ボクはどこにいるの?
心の中 声がする"ここにいる"と
空は綺麗なのに…
中文歌詞 / Chinese Lyrics :
透過教室的窗,懵懂地向那片蒼天叩問
「活在世上究竟有什麼意義?」實在搞不懂
在教科書的空白處上,描繪理想的我
可不是大人們的提線木偶呀
而是要像天上的飛鳥一般,自由自在地翱翔
雖然我著迷這樣的夢想,然而我卻沒有——
沒有被賦予將其實現的能力,只能徒受煎熬
就連裙子的尺寸,都是被規定好的長度
這些想做的事情全都做不到,真正的我究竟在哪裡呢?
一味學習並不為求知,只是被人填鴨灌輸
等意識到時,已經連自己的話都說不出口
伴隨上課的鐘響,不禁令人伸展起筋骨
但是我的心情卻早已萎靡不振
想從這樣循規蹈矩的的鳥籠中掙脫
我討厭像行屍走肉那般,沉悶無趣的生活
但是我卻沒有,沒有獨自一人展翅飛翔的勇氣
甚至連頭髮的顏色,自己也無從選擇
這些想做的事情全都做不到,我的歸屬又在哪裡呢?
內心深處有著聲音說著「就在這裡呦」
襯衫最上方的鈕扣
彷彿窒息般的緊繫,不禁令人深深嘆了一口氣
天空明明一直那樣遼闊美麗,我卻如此格格不入
多麼想捨棄掉這身衣衫、翱翔在廣闊天際,但又有誰能聽見我的傾訴呢?
雖然我著迷這樣的夢想,然而我卻沒有——
沒有被賦予圓夢的能力,僅是徒受煎熬
就連裙子的尺寸,都是被規定好的長度
任何想做的事情全都做不到,我的歸屬究竟在哪裡呢?
內心深處傳來了這樣的聲音說著「就在這裡呦」
天空明明,一直那樣遼闊美麗…
![post-title](https://i.ytimg.com/vi/FflZDFHKE20/hqdefault.jpg?sqp=-oaymwEbCKgBEF5IVfKriqkDDggBFQAAiEIYAXABwAEG&rs=AOn4CLAdRiBkMHE4wnZ9lYtKGavlIDDjaw)
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