【#職涯成長駭客 26】溝通系統是種結果，背後成因都是人性
透過上週 #雷蒙三十 活動認識的朋友昱豪，約我出來訪談公司內部做任務管理與溝通的方式或軟體，本來以為我可能無法提供昱豪很多好的素材，因為公司根本沒有用什麼厲害的溝通軟體，都是直接對話、電話跟Line，殊不知我們聊著聊著也不小心聊出一些深度洞察。
▌傳產溝通方式：Email發信+電話確認→避責大於傳達問題
待過新創也待過傳產，儘管號稱新創但溝通、資料整理方式依然很傳產，那這邊大家可能會好奇，傳產是什麼樣的溝通方式？
我和各個窗口溝通來回，基本上靠電話和信件，我所待的這家傳產特別的是(可能每家都一樣？)你東西發給他之後，還得立刻電話確認他有收到，他「口頭」上承諾：「我有收到，我會在O月X日給你。」才行。
為什麼呢？基本上不求東西準時交出來，有準時交是我賺到，我都得提前留些緩衝時間讓他們拖，而取得口頭承諾是讓你有底氣在他們推卸責任，說他沒收到信不知道時，可以理直氣壯的回：「您當時說O月X日可以完成。」
所以我才會說，在傳產裡，你會花很多時間在演戲及避責，只有兩成時間發揮專業做事。
▌訊息過多依然會miss掉工作任務
除了避責，那為什麼還要口頭通知到對方呢？怕對方訊息太多，真的不小心miss掉了，所以才沒完成工作任務。
但傳產有些人有趣的是，即使是自己miss掉了，還是會說：「誰叫你沒有口頭通知我！」
所以，信件加上口頭通知背後用意，最後還是會導向避責。
而其實這一塊運用AI技術，在每一則有tag你的訊息中，自動跳出選項問你：「你要紀錄在備忘錄嗎？」就可以大幅減少這樣的問題，運用人工智慧，減少工人智慧的出包狀況。
而這塊技術在昱豪他們公司已經有開發這樣的技術，我一聽就覺得超需要阿，最近我才因為訊息過多，miss掉一些重要行程....
▌溝通方式需要教育，你的老闆你來教育
而公司最後採用什麼樣的軟體、溝通方式，很大一部分是老闆決定。
這邊就有個問題是，要怎麼讓老闆採用新的溝通軟體以及溝通方式呢？
新軟體的採用，說真的如果你在傳產，而你的老闆有些年紀了，且沒有持續更新的習慣...
先不說導入新系統要花的錢，光是公司那些沒有在持續提升自己的老人家，要重新適應一種新的溝通系統，他們就會大牴觸、罷工、不想學。
所以如何說服你老闆導入新系統？與其說有什麼好處或什麼的，我更相信不見棺材不掉淚的人類本性，當趨勢變成不改變就會死掉的狀況，老闆就會改了。
而我們可以努力的地方是－先慢慢教育你老闆和你的溝通方式。
例如老闆滿喜歡一通電話就把大家叫進去，沒有管你現在忙不忙或什麼的，但我會多問一句：
「想要討論什麼樣問題？我需要準備什麼資料？」
然後評估一下目前工作狀況後說：「那我們半小時後見好嗎？我需要先整理一下」
久了之後，老闆逐漸知道，想找我開會，必須提前，以及先告訴我會議主旨、我需要準備的東西。
到這邊你可能會想說：「開會之前提前約、定調好會議目的不是基本的嗎？」
沒有，這都是我們的誤會，很多人都是想到什麼做什麼，毫無秩序可言。
難怪有個企業管顧曾說過一句話：「一間公司出了什麼問題，你看他開會狀況就知道。」
▌溝通方式是種結果，想改變必須懂人性
有句話這麼說：「科技始終來自於人性！」我們發展新科技之前，必須深度了解人性。
而人性極其複雜阿，但始終脫離不了兩種驅力，渴望及恐懼，而恐懼的力道又遠大於渴望。
如果你在公司組織裡想當個改革者，在革命正式開始前，必須先深度了解所有利害關係人他們心裡在想什麼？渴望什麼？害怕什麼？深深了解他們的想法，那麼你的革命才能有大的勝算。
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